購買管理システムの導入成功事例3社、意義・メリットも詳しく解説！ 

購買管理システムの導入事例・意義・メリットについて詳しく解説します。購買業務の改善のためにシステム化をご検討中の方の中には、実際の導入イメージがつかめないとお悩みの方も多いでしょう。選定ポイントもご紹介しますのでぜひ参考にしてください。 

購買管理システムの意義と注目される背景 

はじめに、購買管理システムの意義と注目される背景について解説していきます。 

購買管理システムとは 

購買管理システムとは、自社の事業活動に必要な資材や物品を調達するにあたって、見積依頼・発注・納品・検収・支払データ作成といった購買の各プロセスを一元管理して作業の効率化と標準化を実現する仕組みです。

購買情報をデジタル管理することにより、リアルタイムで購買の状況を可視化できるため、迅速な意思決定およびコストの最適化が期待できます。また、担当者の経験や能力に依存してバラバラだった作業手順が標準化されることで、属人化の解消にも有効です。

紙やExcelといったアナログ管理では効率化がなかなか進まないため、生産性向上を目指す企業にとって購買管理システムは重要な役割を果たすといえるでしょう。

購買管理システムが注目される背景 

購買管理システムが注目される背景として、生産性向上およびコンプライアンス強化の社会的要請が高まっていることが挙げられます。

日本では労働人口減少により慢性的な人手不足に多くの企業が直面しており、限られた人員で業務に対応していくためには、従業員一人ひとりの生産性向上と業務の自動化が欠かせません。

また近年、企業による不正がニュースで報じられることも多く、発覚すれば社会的な信用を一瞬で失ってしまうリスクがあります。従来のアナログ管理には購買内容や承認履歴がつかみにくく、不正の温床となりやすいという課題がありました。

このような背景から、購買プロセスの透明性を確保し、取引内容・承認履歴をすべて自動で記録できる購買管理システムの導入を進める企業が増えています。

購買管理システムの導入形態と種類 

購買管理システムの導入形態と種類について解説していきます。 

購買管理システムの導入形態 

購買管理システムは、導入形態により「オンプレミス型」と「SaaS型」の大きく2つに分けられますのでそれぞれ解説します。 

オンプレミス型 

オンプレミス型は、サーバー機器の手配からサーバー環境の構築・運用をすべて自社で行う導入形態です。業務フローに合わせて柔軟なカスタマイズができるとともに、サーバー環境を自社だけで利用できるため安定したパフォーマンスが期待できます。

ただし、機器代金の購入、サーバー構築のための内部コストなど、初期費用が高額になりやすいのに加え、要件定義から始めるため導入まで時間がかかる点に注意が必要です。また、日々の運用・管理においては、サーバー管理の専門人材を配置する必要があります。

SaaS（クラウド）型 

SaaS（クラウド）型は、サービス提供会社のシステムをインターネット経由で利用する導入形態です。自社でサーバー環境を用意する必要がなくすでにパッケージがあるため、初期費用を抑えつつスピード感のある導入が可能です。また、契約期間中は毎月定額の使用料を支払う料金体系が主流のため、コストを均一化できる点でも優れています。

在宅勤務や遠隔地の拠点からも同一のシステムを利用できることから、場所を問わずスムーズに購買業務を行えます。

購買管理システムの種類 

購買管理システムの種類として、間接材特化型・総合型・業務特化型の3つが挙げられますので、それぞれ解説します。 

間接材特化型 

間接材特化型は、事務用消耗品・IT周辺機器など、日常的に発生する「間接材」の購買に特化した購買管理システムです。

カタログ機能や購買ワークフローの機能を活用することで、担当者ごとの購入品のバラツキを防ぐとともに、購買プロセスを標準化して属人化の解消にもつながります。また、間接材は、アイテム数が多く購入頻度も高いため、効率化によって購買部門の生産性を大きく向上できるでしょう。さらに、価格やサプライヤーの情報をシステム上で一元管理できることから、コストの最適化にも有効です。

総合型（直接材・間接材・設備など購買品全般に対応） 

総合型は、部材・原材料などの「直接材」、日常的に購入する「間接材」、資産計上する高額な「設備」、「外注加工」など、企業の購買対象となるあらゆるアイテムに対応する購買管理システムです。

アイテムの特性により、品質・納期管理、契約管理、仕様書の添付など柔軟に対応できることから、購買プロセスを同一のシステム内で完結できます。

購買情報を一元管理して必要な情報に素早くアクセスできるため、迅速な意思決定によって購買業務の効率化が期待できます。

業務特化型 

業務特化型は、見積り・契約管理・請求管理・ライセンス管理など、特定の業務領域に合わせて最適化された購買管理システムです。

一般的な購買管理システムでは項目が十分でなく、運用が複雑になりやすい業務に対して、固有の要件を設計段階から織り込むことで実務に即した効率的な運用が可能です。

たとえば、見積り業務に特化した購買管理システムでは、購買依頼・見積依頼・見積比較・進捗管理・サプライヤーへの決定通知といった見積プロセス全体をスムーズに行えます。

購買管理システムの導入で期待できるメリット

購買管理システムを導入することで期待できる主なメリットとして、購買業務の生産性向上・調達コストの適正化・不正防止とガバナンスの強化・情報の一元管理による迅速な意思決定の4つがありますのでそれぞれ解説します。 

購買業務の生産性向上 

購買管理システムを導入することで、購買業務の生産性向上が期待できます。

具体的には、見積依頼・発注・納品・検収・支払データ作成といった一連の購買プロセスをすべてシステム上で自動化でき、手入力や手集計が減ることで人為的なミスの削減に役立ちます。

また、購買の業務フローが標準化されるため、担当者による業務品質のバラツキや属人化の解消も期待できるでしょう。

調達コストの適正化 

購買管理システムは、調達コストを適正化するのにも役立ちます。

紙やExcelを中心としたアナログ管理では、購買履歴やサプライヤー情報が社内に分散してしまい、適正価格で購買業務を行えているか判断するのが困難です。

しかし、購買管理システムでは、購買実績やサプライヤー情報をシステム上で一元管理できるため、割高な発注を素早く発見してサプライヤー切り替えなどの対策を実行することでコスト削減が可能です。

不正防止とガバナンスの強化 

購買管理システムを導入すると、不正防止とガバナンスの強化につながります。

購買管理システムでは、購買プロセスのすべてがシステム上に自動で記録されます。誰がどのような内容で取引を行い、誰が承認したのかを追跡しやすくなるため、不正の抑止に役立つでしょう。

さらに、購買ワークフローで承認ルールをあらかじめ設定できるため、ルールを逸脱した発注を未然に防げます。こうした仕組みが、内部統制・ガバナンスの強化にもつながるのです。

情報の一元管理による迅速な意思決定  

購買管理システムは、情報の一元管理により迅速な意思決定にも役立ちます。

複数の拠点がある場合でも、購買履歴・サプライヤー情報・在庫状況などの購買情報はシステム上に自動で集約されるため、いつでも必要な情報にアクセス可能です。

客観的かつリアルタイムのデータをもとに精度の高い状況判断を行えることから、自社の課題を素早く把握して迅速な意思決定を行えるでしょう。

購買管理システムで課題を解決した具体的な成功事例3つ 

ここからは、購買管理システムの導入によって、課題を解決した具体的な成功事例を3つご紹介します。 

食品メーカーA社様の事例 

食品メーカーA社様では、間接材の購買において、購買プロセスがアナログ作業で非効率になっている、拠点ごとに購買を行っており標準化ができていない、立替購入・経費精算で経理にも負担が生じているなどの課題をお持ちでした。

そこで、課題解決のために購買管理システムの「リーナー購買」を導入。導入の決め手は徹底した伴走支援と、要望に応じたシステム改善提案に魅力を感じたとの事でした。

導入後は、業務のDX化・標準化が順調に進んでおり、今後は購買だけでなく調達業務全体のDX化を進めることで発注履歴や価格データを一元管理し、価格交渉の材料として活用することも検討されています。

https://leaner.jp/usecase/fujicco

電気機器メーカーB社様の事例 

電気機器メーカーB社様では、間接材の購買がブラックボックス化しリスクになっている、各部門に承認スキームはあるがさらにガバナンスを強化する必要がある、という課題をお持ちでした。

そこで、複数カタログを横断的に検索でき、長いお付き合いのある仕入先様も登録できる購買管理システムの「リーナー購買」を導入。一方通行なサービスではなく、常にユーザー視点で一緒に仕組みや業務を作っていける点も導入の決め手だったそうです。

日々改善が進んでいるのを実感する一方で、今後はリーナー購買で蓄積されたデータを活用して、コストダウンの成果を可視化するとともに取るべきアクションを明確にしていきたいと考えているとの事でした。

https://leaner.jp/usecase/gsyuasa

製薬メーカーC社様の事例 

製薬メーカーC社様では、間接材の購買申請手続きが煩雑で担当者に負荷がかかっている、既存システムが老朽化しているといった課題をお持ちでした。

なお、システムの刷新にあたっては、複数の選択肢を比較検討されていたのですが自社システムの再構築は改造費用が高額で費用対効果が見合わず、グローバル対応システムは機能面では魅力があったものの導入コストの高さに加え運用開始までに長い期間を要する点が課題でした。

こうした比較を経て、製薬メーカーC社様はコストを抑えつつすぐに利用を開始できる「リーナー購買」の導入を決められております。

導入時には、「カタログ購買」への移行でこれまでの取引が終わってしまうのではないかと心配するサプライヤーもいたことから、同社では約180社を対象に説明会を開催し、丁寧なアフターフォローを実施されました。なお、こうした説明会の実施やサプライヤーからの問い合わせ対応は、リーナー側でもサポートしています。

導入後は、これまで商品の選定から申請まで約10分かかっていた作業が5分に短縮され、業務効率が大幅に改善されたそうです。

また、今後はシステムに自動で蓄積されるデータをもとに、AIも活用しながら新たな改善につなげていきたいと考えているとのことでした。

https://leaner.jp/usecase/rohto

購買管理システムの代表的な機能 

購買管理システムの代表的な機能として、見積・購買発注の機能、購買ワークフロー作成機能、カタログ作成・外部カタログ連携機能、購買データの自動分析機能の4つをご紹介します。 

見積り・購買発注の機能 

見積り機能は、複数のサプライヤーに一括して見積り依頼を送り、回答内容を自動で比較可能な一覧形式で表示する機能です。価格や納期などの取引条件の比較が容易になるのに加え、見積り案件のステータスをシステム上で一元管理できます。

購買発注機能は、購買管理システム上で発注書を作成してそのままオンラインから発注できる機能です。見積りの機能と連動することで、手作業での入力が不要となり、業務の効率化とともにミスの削減も期待できます。また、発注の履歴がデジタルデータとして残るため、関係者間でのスムーズな情報共有にも役立つでしょう。

購買ワークフロー作成機能 

購買ワークフロー作成機能は、購買プロセスにおける申請や承認といったワークフローを作成できる機能です。自社の業務フローに合わせて、申請者・承認者・承認フローなどを柔軟に設計・カスタマイズできます。

承認手続きを紙ベースで行っている場合には、承認者の長期不在時など承認プロセスが停滞してしまいますが、購買管理システムではインターネット環境があれば遠隔地からも承認が可能なため、業務スピードの向上が期待できます。

また、申請や承認のプロセスはすべてシステム上に履歴として残るため、内部統制の強化にも有効といえるでしょう。

カタログ作成・外部カタログ連携機能 

カタログ作成機能は、価格・サプライヤー・取引条件などを考慮して、購入を推奨するアイテムをシステムに登録して、自社だけのカタログを作成する機能です。購入品の価格や品質のバラツキを抑制するとともに、担当者が手間をかけずに発注できる体制が整います。

一方、外部カタログ連携機能は、複数のECサイトを外部カタログとして連携させる機能です。購買管理システムの画面上で、外部カタログを横断的に検索できるため最安のアイテムを効率的に見つけられます。また、自社のカタログとは異なりメンテナンスが不要で、常に最新の情報をもとに発注できるメリットがあります。

購買データの自動分析機能 

購買データの自動分析機能は、蓄積された購買データを独自のアルゴリズムで高度に分析する機能です。AIを搭載した購買管理システムでは、より高度なAI分析が行えます。

手作業でアイテムごとの発注履歴・価格推移・支出額などを分析する場合には、膨大な時間が掛かります。

しかし、購買管理システムを活用すれば、リアルタイムでトレンドや異常値が把握できるため、コスト削減の施策や調達戦略の見直しを迅速に行えるでしょう。属人的な判断に依存せず、客観的なデータをもとに的確な意思決定が可能となるため、購買プロセスの改善において非常に重要な機能といえます。

購買管理システムを選ぶときのポイント 

購買管理システムを選ぶときのポイントを4つご紹介します。 

直感的でわかりやすい操作性か 

購買管理システムを選ぶときは、実際に業務で使用する予定のユーザーに使用してもらい、直感的かつわかりやすい操作性か確認しましょう。操作が難しく使いこなすまでに時間がかかるシステムでは、十分に活用してもらえず、導入目的が実現しないリスクがあります。購買担当者はもちろん、関係者の誰もが説明なしでスムーズに利用できるシステムを選びましょう。 

自社の導入目的に合致しているか 

購買管理システムの選定にあたっては、自社の導入目的とシステム搭載の機能が合致しているか確認しましょう。

たとえば、間接材の購買プロセスを効率化したい場合と、間接材を含むすべての調達品の購買プロセスを効率化したい場合、見積り業務など特定業務のプロセスを効率化したい場合では最適なシステムは大きく異なります。

自社の課題および改善したい業務範囲を明確にした上で、最適なシステムを選ぶのが重要です。

既存システムと適合および将来の拡張性はあるか 

購買管理システムの選定では、既存システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。

購買管理システムは、会計システム・販売管理システム・在庫管理システム・ERPなどと連携することにより、購買部門だけでなく全社的な業務効率の向上につながります。もし、連携ができない場合には複数のシステムへのデータの入力作業が必要となる可能性があり、この場合業務効率が悪化してしまうため注意が必要です。

また、将来の事業拡大や業務フローの変更などに柔軟に対応するためには拡張性も重要です。

充実したサポート体制が提供されているか 

購買管理システムを選ぶときは、導入時および導入後のサポート体制が充実しているか確認が必要です。

トラブルが発生したときに業務が止まってしまうことがないように、問い合わせ窓口、問い合わせ方法（電話・メール・チャット）、サポート受付時間を確認するとともに、対応のスピードも事前に確認しましょう。

また、機能アップデートの頻度やマニュアル・FAQの整備状況なども重要な選定ポイントです。

なお、購買管理システム選定のコツは、次の記事でも詳しく解説していますのでぜひ参考にしてください。

https://leaner.jp/column/what-is-purchasing-management-system 

調達DXカンファレンスのご案内 

購買管理システムの導入にあたっては、購買プロセスにおけるDX化が欠かせません。

「購買管理をどう全体最適させるか」「EC購買から見積購買までの包括的なコスト削減をどう進めるか」といった実践的なノウハウを知りたい方には、株式会社Leaner Technologiesが主催する「調達DXカンファレンス」がおすすめです。

もしご興味をお持ちいただいた方は、ぜひ以下のURLをご覧ください。

https://leaner.jp/pds/

まとめ

この記事では、購買管理システムの意義・導入メリット・導入事例・代表的な機能・選ぶときのポイントなどについて解説しました。

近年、生産性向上およびコンプライアンス強化といった社会的要請の高まりを受けて、購買プロセスを透明化しつつ効率化を実現できる購買管理システムに注目が集まっています。

アナログ管理を脱却し、作業の標準化と効率化を実現した事例をご紹介しましたので、当記事を参考にぜひ購買管理システムの導入をご検討ください。