購買業務の意義・効率化の手順・有効な5つの施策をわかりやすく解説！

この記事では購買業務の意義・効率化の手順・有効な施策をわかりやすく解説します。購買は企業利益・競争力に直結する重要な業務ですが、属人化やアナログ管理にお悩みの方も多いでしょう。購買管理システムの導入メリットもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。 

購買業務の意義と重要性 

ここでは、購買業務の意義と重要性についてそれぞれ解説していきます。 

購買業務とは 

購買業務とは、自社の事業活動に必要な「モノ（物品・資材）」を製造部門や開発部門などの要求にしたがって、適切な価格・タイミングで購入する業務であり品質水準を満たす物品・資材の必要数量を確実に確保することが求められます。

また、具体的な業務としては購買計画の策定、サプライヤー選定、見積り依頼、発注、検品・検収、物品の保管を行います。

このように、購買業務は業務範囲が非常に広いことから負荷が掛かりやすく、また、属人化や不正が生じやすい業務特性があるため、効率的かつ適切に管理していくことが重要です。

購買業務の重要性 

購買業務が企業にとって重要なのは、企業利益・事業運営に大きな影響を与える業務のためです。

購買業務では原材料費・部品代・外注加工費など、自社製品の原価に占める割合が高い費目を取り扱います。そのため、調達コストを削減できれば企業利益の拡大に大きく貢献できるでしょう。

一方で、購買プロセスがうまくいかずリードタイムが延びた場合には、工場の稼働停止により機会損失が発生することもあります。また、品質管理が十分でなく、低品質の製品を販売した場合には、顧客からの信頼を失い売上が減少するリスクもあります。

したがって、購買業務は企業の将来の成長を支えるとともに、安定した事業運営を行っていく上で非常に重要な業務といえるでしょう。

購買業務の効率化がなかなか進まない理由 

購買業務は、企業の存続・成長にとって不可欠な業務ですが、効率化がなかなか進んでいないのが現状です。ここからは、効率化が進まない主な理由を4つ解説します。 

アナログ管理のため必要な情報がすぐに見つからない 

購買情報のアナログ管理は効率化を難しくしています。

購買業務では、サプライヤーへの発注にあたって電話・メール・FAXなどが古くから利用されており、紙やExcelでの発注情報の管理が一般的でした。アナログ中心の管理は、デジタルデータのように必要な情報をピンポイントで検索することができず、探す手間がたびたび発生します。

このように、情報が整備されていないアナログ管理の環境では購買業務の効率化はなかなか進みません。

業務の属人化により担当者不在では業務が進まない 

業務の属人化によって、担当者不在では業務が進まないのも効率化を妨げる要因です。

購買業務は、サプライヤーごとに発注フォームや発注手続き（メール・FAX・電話）が指定されていることも多く、サプライヤーが増えるほど覚えることが多くなります。

日々の業務で得た取引先情報は担当者の知識・経験として業務に活かせますが、多くの場合、関係者間で共有できていません。このため、同じ担当者が長く業務を担当すればするほど属人化が進んでしまい非効率な状況が生じています。

部門間連携が不十分で重複発注や発注漏れが起きやすい 

関係部門で情報共有ができていないと、重複発注や発注漏れなどのミスが生じやすく効率化の支障となります。

もし、発注状況や社内の承認状況を確認できる仕組みがない場合には、製造・開発などの依頼部門はその都度現在の状況を購買部門に確認する必要があるでしょう。

この確認作業は依頼部門、購買部門双方にとって手間であり、会社としてみると非効率な業務になっているといえます。

情報共有がなされず拠点により単価にバラツキがある 

支店や営業所などの各拠点が独自に購買を行っていると、同じアイテムでも単価にバラツキが生じます。

購買情報や取引履歴を社内で共有できていないために、各拠点がサプライヤーと個別に価格交渉を行い、場合によっては割高な価格で購入している可能性もあるでしょう。会社全体として見たときにコストの最適化ができておらず、効率的な購買活動が行えているとはいえません。

購買業務を効率化する具体的な手順 

購買業務を効率化するための具体的な手順を4つのステップに分けて解説していきます。 

現状の業務フローを分析・可視化する 

見積り依頼、発注、検品・検収、物品の保管といった各購買プロセスについて、現状の業務フローを正確に分析・可視化しましょう。この作業によって、どのプロセスで業務が非効率になっているか把握できます。

なお、各担当者が実際に行っている作業を漏れなく洗い出すことで、属人化している業務、重複している作業が明確になります。また、情報共有の方法を確認しておくと、情報の分断の原因になっている業務プロセスも特定できるでしょう。

抽出した課題に優先順位を付ける 

現状の業務フローの分析・可視化により、自社の課題が把握できたら「重要度」と「緊急度」の2つの基準で優先順位を付けましょう。

具体的には、「重要度」は経営方針との整合性、利益に与えるインパクトなどが考えられます。一方、「緊急度」はそのままにしておくと取引先からの信頼低下につながるリスクや、将来的に法令違反につながるリスク、重大なセキュリティリスクなどが挙げられます。

予算や人的リソースは限られており、すべての課題に一度には対応できないため、すぐに取り組むべき課題を明確にする優先順位付けは非常に重要です。

優先順位の高い課題から対策を検討、実施する 

自社の課題の把握、優先順位付けができたら、優先順位の高い課題から具体的な対策を検討、実施していきます。

たとえば、重複発注が多くサプライヤーに対して発注の取り消しがたびたび発生している場合には、このままでは取引先からの信頼低下の恐れがあります。規定の整備・業務フローの見直し・作業の標準化によって、重複発注が生じてしまう原因を根本から解消する必要があるでしょう。

また、拠点により単価にバラツキがあり、コストの最適化ができていない場合には、取引条件や取引履歴を関係者間で共有するためにシステム導入も有効です。

規定の整備・業務フローの見直しと並行してシステムを活用すれば、リアルタイムでの情報共有・属人化の解消が期待でき、購買業務の効率化を推進できます。

実施した対策の効果を検証する 

対策は実施して終わりではなく、定期的に効果を検証することで有効性がさらに高まります。

具体的には、業務時間・原価・リードタイムの削減状況、重複発注や発注漏れなどのミスの発生状況などを検証すれば、効率化に向けた対策が効果を発揮しているかを確認できます。

十分な効果が得られていないと判断された場合には、さらなる改善対策を検討・実施して、継続的に購買業務の効率化を進める必要があるでしょう。

購買業務の効率化に有効な施策 

購買業務の効率化に有効な施策として、購買管理システムの導入、業務マニュアルの整備、価格・サプライヤー情報の共有、購買業務の外注化の4つをご紹介します。 

購買管理システムの導入 

購買管理システムは、見積り依頼、発注、検品・検収、支払データの作成といった購買業務の各プロセスおよび購買情報の一元管理を可能とするシステムです。

アクセス権を有する関係者であれば誰もがリアルタイムで購買状況や過去の購買履歴を確認できるため、重複発注や発注漏れなどの人為的なミスの削減に役立ちます。また、紙ベースでの保管やExcelでの手集計などアナログ管理が不要となり、購買業務の効率を大幅に改善できます。

さらに、購買管理システム上で、価格やサプライヤー情報の共有も可能となり、単価のバラツキを是正して調達コストの最適化も期待できるでしょう。

業務マニュアルの整備 

コストをかけずにすぐに取り掛かれる施策として、業務マニュアルの整備が挙げられます。

業務マニュアルがあれば、担当者の経験値に依存することなく誰もが業務を進められるため属人化の解消に役立ちます。また、業務マニュアルによって作業が標準化されることで業務スピードが向上するとともに、担当者による業務品質のバラツキもなくなります。

さらに、人事異動があった場合には、業務マニュアルを活用することで業務引き継ぎを効率的に行えるでしょう。

価格・サプライヤー情報の共有 

価格やサプライヤー情報を関係者間で共有するのも、購買業務を効率化する上で有効な施策です。

複数拠点があり拠点ごとに購買業務を行っていると、他の拠点の購買情報やサプライヤー情報を確認できないため、会社全体にとって最適な取引が行えているか判断がつきません。

したがって、拠点を問わず全社の購買履歴およびサプライヤー情報を共有できる体制を整え、価格・品質・納期のバランスの取れた最適なサプライヤーを選定することで購買業務の効率化を進められるでしょう。

購買業務の外注化 

購買業務の外注化は、業務量に対して十分な人員が確保できない場合に有効な施策です。

外注化といっても購買業務のすべてを外部に委託するわけではなく、購買業務に関連するデータ入力作業や相見積もりなど業務の一部を専門業者に委託するのが一般的です。自社で対応するよりも効率的に業務を行えるとともに、購買担当者がコア業務に集中できる効果もあります。

ただし、外注化の施策はあくまで購買業務の一部の効率化であり、全体を最適化するには十分とはいえません。

購買管理システム導入で期待できるメリット 

ここでは、購買管理システムを導入することで期待できるメリットとして、業務効率の向上・購買データの一元管理・調達コストの最適化・内部統制の強化の4つについて解説します。 

業務効率の向上 

購買管理システムを導入すると、見積り依頼、承認、発注、検品・検収、支払データの作成など、購買の各プロセスを自動化できます。これにより、手入力や人によるチェック・集計などのアナログ作業を削減することで大幅な業務効率の向上が期待できます。

また、業務の処理速度が向上するのに加え、人為的なミスなどに対応する時間も削減できるため、購買部門全体としての生産性向上にも寄与します。

購買データの一元管理 

購買管理システムの導入により、最新の購買状況・過去の購買履歴・価格情報・サプライヤー情報など購買に関連する情報の一元管理が可能です。アクセス権限を有する関係者であれば、データ検索によって必要な情報にすばやくアクセスできるため、担当者に確認する手間が省けるでしょう。

購買の状況を関係者間でいつでも共有できるため、重複発注や発注漏れなどのミスの発生を抑制することも期待できます。

調達コストの最適化 

購買管理システムでは、購買履歴がデータとして自動で蓄積されていくため、価格情報やサプライヤーの取引条件をシステム上で比較可能です。このため、拠点ごとの価格のバラツキを解消しつつ、最適なサプライヤーを選定することにより、調達コストの最適化を実現できます。

また、システムに蓄積された客観的な購買データによって、拠点ごとではなく全社の購入量をもとに価格交渉を行えるため、単価の引き下げを達成できる可能性も高まります。

内部統制の強化 

購買管理システムは、購買の各プロセスおよび承認の履歴がすべて自動でシステム上に記録されます。

したがって、誰がどのような条件で発注したのか、誰が承認したのかが明らかになり、取引の透明性を確保することで内部統制の強化につながります。

また、発注金額や役職によって承認ルートが自動で変わる承認ワークフローの機能もあるため、ルールを逸脱した発注行為を未然に防ぐことができ、不正行為の抑制も期待できるでしょう。

なお、購買管理システムの選定のコツは次の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

https://leaner.jp/column/what-is-purchasing-management-system

スピードとコスト重視ならSaaS型の購買管理システムがおすすめ 

購買管理システムは、導入形態により「SaaS型」と「オンプレミス型」の2つがありますが、導入スピードとコストを重視する場合にはSaaS型がおすすめです。

導入スピードについては、SaaS型ではすでにパッケージが用意されているため初期セットアップが完了すればすぐに利用を開始できますが、オンプレミス型では要件定義から始めるため導入までに時間を要します。

また、コストでは、SaaS型は契約期間中の月額費用を負担するのに対して、オンプレミス型はサーバー機器を購入して自社でサーバー環境を構築する必要があるため初期費用が高額になる傾向があります。

したがって、コストを抑えつつ1日も早く利用したいという場合には、SaaS型の購買管理システムがよいでしょう。

調達 DX カンファレンスのご案内 

購買業務の効率化を進めるにあたっては、アナログ管理から脱却して業務のDX化が欠かせません。

「購買管理をどう全体最適させるか」「EC購買から見積購買までの包括的なコスト削減をどう進めるか」といった実践的なノウハウを知りたい方には、株式会社Leaner Technologiesが主催する「調達DXカンファレンス」がおすすめです。

調達DX事例など、調達業務のDX化の推進に役立つセッションが揃っていますので、ご興味をお持ちいただいた方はぜひ以下のURLをご覧ください。

https://leaner.jp/pds/

まとめ

この記事では、購買業務の意義・効率化の手順・有効な施策・購買管理システムを導入するメリットなどについて解説しました。

購買業務は、企業利益・事業運営に大きな影響を与える重要な業務ですが、紙などのアナログ管理が残っている、属人化が生じている、情報の共有ができていない、などの理由により多くの企業で効率化が進んでいないのが現状です。

購買管理システムを導入することで、業務の自動化・購買情報の一元管理が可能となり、業務効率の大幅な向上が期待できます。当記事を参考にぜひ購買業務の効率化を進めてください。