この記事では、自社で製品を製造する際に必要な資材を仕入れる業務である「資材調達」の概要について解説しています。また、具体的な業務内容やよくあるトラブル例と、それの回避方法などについても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。
資材調達とは
資材調達とは、自社で製品を製造する際に必要となる材料を仕入れる業務のことです。主にメーカーで行われる業務ですが、メーカー以外でも例えばオフィスでの作業に使用する消耗品などを仕入れることもあるため、あらゆる会社において資材調達は行われています。
その中でもやはり資材調達の重要性が高いのがメーカーです。
メーカーの多くは資材調達の専門部門を設けるなどして、リソースを割いています。生産計画に基づいて質の良い資材を適切な価格で仕入れられなければ、企業の生産計画や製品価格などにも大きく影響するため、資材調達は企業にとって非常に重要な役割を担っている業務だといえるでしょう。
資材調達の重要性
ここでは、なぜ資材調達が企業にとって重要なのか、その理由について解説します。資材調達に取り組んでいる企業の担当者はぜひ参考にしてください。
コスト削減
資材調達は、企業のコスト削減に影響するため、非常に重要なものだといえます。適切な仕入れ先を選び、適切な価格で仕入れができるように価格交渉を行うことで、必要以上のコストがかかってしまうのを回避できます。価格交渉次第では、より安い価格で仕入れることもできるでしょう。
また、1回あたりに仕入れる量を検討することで運送コストや管理コストの削減につなげることも可能です。ただ資材を調達するだけではなく、戦略的に調達することで企業の利益率に直接的な影響を与えることができます。
生産活動の安定化
安定して資材を調達できなければ、生産計画通りに製品を製造できなくなるため、生産活動の安定化という点でも資材調達は重要な役割を果たしています。必要なタイミングで必要なだけの資材を安定して調達できれば、スムーズな製造が可能です。
需要の変動が大きい製品の場合、需要の予測を踏まえつつ適切な量の資材を調達する必要があります。常に適切な量の資材を調達し、生産活動が安定していれば、納期に遅れてしまったり、供給が追いつかず顧客満足度が下がってしまったりする可能性も低くなるでしょう。
品質維持・向上
質の高い製品を製造・供給するためには、質の高い資材を調達しなければなりません。そのため、資材調達でどのような資材を手配できるかは品質の維持・向上において非常に重要です。
ただ資材を調達すればいいというわけではなく、価格と品質のバランスを考えながらも、質の高い製品製造につながる資材を手配できるようにしなければなりません。高品質な製品を安定して製造・供給し続けられれば、自社ブランドの価値向上にもつながるでしょう。
リスク管理
資材調達は、リスク管理の観点においても重要な役割を果たすものです。昨今では、自然災害や地政学的なリスクが増えたことで、サプライチェーンにおける脆弱性が1つの課題となっています。
資材調達であれば、例えば調達先が1つの会社からのみだと、万が一その会社が自然災害の被害を被るなどすると調達ができなくなります。そのような事態を回避するには、複数の仕入れ先との関係を構築し、代替供給網を整備しておくことが大切です。
資材調達の主な業務内容
ここでは、資材調達における主な業務内容を紹介します。資材調達部門や資材調達担当者はどういった業務を行っているのか、ぜひ参考にしてください。
仕入れ先の選定および開拓
資材調達における業務の1つが、仕入れ先の選定と開拓です。資材を調達するには、継続して仕入れさせてもらえる仕入れ先を見つけなければなりません。そのため、どの仕入れ先がいいのかを検討したうえで選ばなければなりません。
また、1つの仕入れ先だけだとトラブルが発生した時に仕入れができなくなる恐れがあるため、同時に仕入れ先の新規開拓も必要です。
一方で、仕入れ先が複数になる、あるいは資材によって仕入れ先が異なるといったケースは、企業にとって資材調達や調達した資材の管理を複雑なものにしてしまいます。そのような事態を回避するためにおすすめなのが、購買システムである「リーナー購買」です。
リーナー購買では、主要なECサイトと連携させることで、資材カタログの横断検索が可能です。仕入れ先の選定や開拓が簡単に行えるようになるため、業務効率も向上するでしょう。興味のある方は、ぜひ導入を検討してみてください。
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見積価格評価および価格交渉
仕入れ先を選定するに当たっては、仕入れ先となる企業に見積もりを依頼したうえでそれを評価し、必要に応じて価格交渉を行わなければなりません。これも資材調達における業務の1つです。
評価をするに当たっては、資材の価格はもちろん、価格に対する資材の品質や依頼してからの納期がどのくらいなのか、技術的なサポートは受けられるかといった点を総合的に評価する必要があります。
複数の仕入れ先から見積もりを取得することで、資材価格が適切であるかどうかといった点を検討しやすくなるため、仕入れ先選定の際は1社ではなく複数社から見積もりを取得するようにしましょう。
社内の他部署との連携
資材調達は、製造部門など、社内の他の部署からの依頼を受けて行うものであるため、他部署との連携は必要不可欠です。どういった資材がいつまでにどのくらい必要なのか、予算はどのくらいあるのかといった点を共有しつつ、最適な資材を手配する必要があります。また、調達にあたってかかるコストは経理部門との連携を図る必要があるでしょう。
いくら質の高い資材を仕入れることができたとしても、社内での連携がうまく取れていないと、資材をうまく活用できない恐れがあるため、社内でこまめにコミュニケーションをとるなどして、連携を図れるようにしてください。
注文書の作成
実際に仕入れ先から資材を調達するとなった場合、注文書を作成しなければなりません。何をいくつ購入するのかを連絡するために必要となる書類です。
昨今では、注文書の作成をシステム化している企業も多く、必要な情報を入力すれば自動で作成してくれるケースも少なくありません。
数量管理
仕入れた製品の数量を管理することも資材調達における業務の1つです。きちんと注文した数の資材が納品されているか、納期までに問題なく納品されそうかといった点をチェックし、誤りや遅れが発生しそうであれば、それを回避するために調整を行います。適切な管理を行うためには、情報収集能力が必要不可欠です。
検収および在庫管理
届いた資材に間違いがないか、破損など品質に問題はないか検収を行ったうえで、在庫を管理します。在庫管理にあたっては、どこに何を保管するのか、いつ使用するのかといった情報を把握し、関係者と共有しておくことも大切です。
資材調達を行う際のポイント
ここでは、資材調達を行うにあたって押さえておきたいポイントを紹介します。ちょっとした点を意識することで資材調達の質を高めることが可能です。ぜひ参考にしてください。
発注作業の効率化
資材調達においては、発注作業が必ず伴いますが、この発注作業を効率化できれば、資材調達業務全体をスムーズに進められます。具体的には、発注システムを活用して自動化する方法が挙げられます。
発注システムによって仕組みは異なりますが、発注内容を登録し、出力ボタンを押せば発注書を自動で出力してくれるケースが一般的です。システムによってはそのまま仕入れ先に発注書を送付してくれるものもあります。また、発注漏れがある場合は通知してくれるシステムもあるため、業務効率を高めてくれるでしょう。
最適な仕入れ先選び
先ほども説明しているように、適切な仕入れ先の選定ができるかどうかは資材調達において非常に重要です。納期を遵守してくれるか、誤納品などのトラブルは起こらないかといった点は、スムーズに業務を進めるうえでの鍵となります。
仕入れ先の企業の規模が小さい場合、大量発注に時間がかかるケースもあるため、納期遵守率や資材の品質といった点に加え、仕入れ先のキャパシティも含めて確認しておくことが大切です。
在庫管理の効率化
調達する資材の数が多くなると、在庫管理が難しくなります。そのため、在庫管理をいかに効率良く行えるかという点を意識することが大切です。
例えば、ハンディターミナルを使用する、在庫管理システムを導入するなど、管理業務のデジタル化を推進することで効率的になります。ハンディターミナルは、資材のバーコードやQRコードなどを読み取って在庫数を計測できるもので、読み込んだデータは自動的にシステムに反映されるため、手入力の手間や入力ミスなどを回避できます。
各種システムの導入
先ほども触れているように、在庫管理システムのような各種システムを導入することで、資材調達業務をより効率良く進められます。ここでは、代表的な2つのシステムを紹介します。
SRM（Supplier Relationship Management）
SRMとは「Supplier Relationship Management」の略であり、仕入れ先との関係管理を効率化する際に活用できるシステムです。仕入れ先の基本情報や評価、契約状況などを一元管理することで資材調達業務全体をスムーズに進められるようにしてくれます。複数の仕入れ先がある場合など、システム上で一元管理できるようにすることで、情報の管理や共有が行いやすくなります。
ERP（Enterprise Resource Planning）
ERPとは、Enterprise Resource Planningの略で、ヒトやモノ、カネといった企業の資源を一元管理できるシステムのことです。生産や販売、資材調達、会計、人事、在庫管理など、企業活動の幅広いジャンルをカバーしてくれるため、部門間での連携を図りたい時などにも役立ちます。在庫状況や発注履歴などの把握も容易になるため、調達プロセスの最適化・透明化を図れるでしょう。
資材調達におけるトラブルの例
ここでは資材調達におけるトラブルの例を紹介します。企業において重要な役割を果たす資材調達ですが、トラブルも少なくありません。どういったトラブルが起こっているのかを理解しておきましょう。
納期の遅延
資材調達で起こりがちなトラブルの例の1つが、納期の遅延です。仕入れ先のトラブルによって納期に遅れが生じ、それによって自社の生産ラインがストップしてしまうケースは十分に起こり得ます。生産ラインが止まることで、数百万円、数千万円単位の損失につながる可能性もあるでしょう。
このような事態を回避するためにも、繰り返しの説明となりますが、仕入れ先を複数確保し、リスクを分散できるようにしておくことが大切です。
品質不良
仕入れた資材の品質が良くないというのも、資材調達で良くあるトラブルの1つです。具体的には、納品された部品の一部が破損しているなど不良品が含まれていたといったケースが想定されます。納品段階で不良品の存在に気づければ大きな問題にはつながりませんが、それに気づかずにそのまま生産ラインで使用すると、製品の品質低下にもつながります。
このような事態を招かないためには、仕入れ先に対して品質管理基準を伝えたうえで、出荷前に検査を入念に行ってもらうようにすることが大切です。また、第三者機関による事前検品を行ってもらうのも1つ方法です。
在庫過多・欠品
資材調達部門と生産部門との連携が十分に取れていないと、必要な資材が不足している、すでに足りている資材が必要以上にあるなど、在庫過多や欠品といった事態を招きかねません。欠品による機会損失や在庫過多による管理コストの増大は、会社の利益率にも直結するため、大きな問題だといえます。
このような事態を避けるためにも、部門間でのコミュニケーションの徹底やシステムによる情報共有体制の構築などが求められます。
不透明な購買状況
仕入れ先が複数ある場合、どこからどの資材を仕入れているのかが不透明になりやすく、資材調達がブラックボックス化する恐れがあります。担当者以外が購買状況を把握できないとなると、不正取引などにもつながりかねないため注意が必要です。
購買ルールの明確化や資材調達にあたっての承認プロセスの設定など対策が必要不可欠です。
仕入れ価格のばらつき
複数の仕入れ先から資材を調達している場合、仕入れ価格にばらつきが発生する可能性があります。価格差が大きくなければそのままでも問題ないケースもありますが、大きな差があると、会社の利益率にも影響を及ぼすため、仕入れ先の再選定が必要です。
仕入れ先選定の際に、相見積もりを徹底し、価格にばらつきがないかをチェックする必要があります。
まとめ
今回は、資材調達の概要や重要性、主な業務内容などについて解説しました。資材調達とは、製品を製造する際に必要となる資材を調達することです。
資材調達の成否は、コスト削減や生産活動の安定化、製品の品質維持・向上などにもつながるため、非常に重要なものだといえます。そのため、最適な仕入れ先選定や在庫管理業務の効率化、システムの活用などを通して、スムーズに資材調達を進められるようにすることが大切です。
資材調達の効率化につながるサービス
資材調達業務の概要や具体的な内容、資材調達におけるトラブル例などについて解説してきましたが、ここでは、資材調達業務の効率を高め、先ほど紹介したようなトラブルの回避にも役立つサービスとして購買システムの「リーナー購買」を紹介します。
リーナー購買では、購買プロセスから購買データまで、デジタルでの一元管理が可能です。購買に関わる全てのプロセスを把握できるため、資材調達が不透明、仕入れ価格にばらつきが発生してしまう、といった事態を回避できます。
また、ECサイトとの連携により、外部カタログの横断検索が可能となり、仕入れ先の一元化が可能です。仕入れ先ごとにカタログを開いて確認し、価格を比較するといった手間がかからないため、資材調達業務の効率化を実現してくれるでしょう。
購買データの分析もできるため、資材調達の実態把握や改善に向けた取り組みを実施する際にも役立ちます。興味のある方は、ぜひ導入を検討してみてください。
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