㈱ＧＳユアサは電気自動車やハイブリッド車などの車載用やオートバイ用のバッテリー、バックアップや再生可能エネルギーに活用される産業用電池・電源、深海調査や宇宙開発に貢献するリチウムイオン電池など幅広いフィールドで蓄電池を中心に事業を展開しています。

今回「リーナー購買」の導入に至った調達部 調達管理グループでは、間接材の購買管理やDXの推進に取り組んでいます。
リーナー購買を導入する前に抱えていた課題、導入に向けた検討プロセス、リーナー購買を導入して実現したいことについてお話を伺いました。

調達部　担当部長 島田様
調達部　調達管理グループ　担当課長 越田様
調達部　企画グループ 谷口様

-今回リーナー購買を導入された、調達管理グループは会社の中でどのような業務を担っているのでしょうか？

島田：調達部の調達管理グループは、主にバイヤーのサポートを行うための部署です。バイヤーのサポート業務や調達情報の集約などの業務を担っています。
今回、専任の担当バイヤーが存在しない間接材の調達管理についても取り組んでいく部署だと考えています。

ブラックボックスになっている間接材の調達、ガバナンスの強化が課題

-リーナー購買の導入前に感じていた課題は何でしたか？

谷口：弊社の調達は直接材と間接材の2つに大きく別れています。直接材は専任のバイヤーがいて、品質改善、管理、分析など調達部で主体的にアプローチができている領域です。
一方で、間接材に関しては、専任のバイヤーはおらず、各部門で承認スキームを組んで運用するなど、一定のガバナンスが取れている状態ではあるものの、各部門に任せている状態でした。

私だけではないと思いますが、バイヤーをやっていると、自分以外の買い物も気になると思うんです。ペンなどの備品といった間接材の購買について、細かく把握はしていないものの、誰かがどこかで買っている、会社として買い物をしているという感覚があり、いつも頭の片隅にありました。バイヤーとしていつか間接材の調達もきちんと管理をしていかないと、と思っていたのですが、手が出しづらい領域です。

-手が出しづらい領域とは具体的にどのような状況でしょうか？

谷口：調達という目線でみると、金額ベースでは直接材の割合が圧倒的に高いです。ただ、購入点数や品目でいうと間接材が逆転します。

管理をしていかなくては、という意識はあるものの、安くて、購入品目の多い間接材を1点1点管理していこうとすると、膨大な工数がかかる上に、工数に見合うようなコストインパクトが出せるのか、という点で不安がありました。

管理することで、色々な効果は出ると思いますが、この「少額の合理化」の取り組みに対して、自分が働いた分をペイできるのか、という疑問も感じていました。

-課題はあるけれど、きちんと成果が出せるのか、今取り組むべきなのかという懸念ですね。

島田：私は以前、工場の設備の保全や、自動車の電池を作る工場で現場の運営をしていた経験があるのですが、工場で必要なボルトやナットやウエスといった部品の間接材の調達を生産技術部門が担当していたことに疑問を感じていました。業務が非効率になっている上、生産技術部門は技術部門の業務に専念して欲しいという想いもありました。
そこで、工場の間接材の調達について調べようとしたのですが、管理する仕組みもデータもない状態で、誰が値段を決めているのかもわからない状態でした。

購買の管理ができていない状況では、各拠点ごとにそれぞれで買っているので、例えば、ある工場では、いつも昔からお付き合いのある仕入先様から買っているけれど、別の工場では、もっと安く買えている可能性があります。
また、間接材の購買窓口を一箇所にまとめることで、ボリュームディスカウントができるかもしれない、とも思いました。

このように、間接材の購入を管理することでコストダウンに繋がる可能性があり、間接材の調達は課題である一方、チャンスでもあると感じていました。

谷口：また、ガバナンスという視点では、各自が自由に購入している状況下では、口頭で発注し、お金を支払われていないというリスクが常に存在します。注文書の提出や承認がないままに購入してしまうリスクも含めて、きちんと整理をして会社としてガバナンスの強化をしていかなければならないなと感じていました。

-直接材のバイヤー、工場での業務経験と異なる業務の中で、それぞれに間接材への課題を以前からお持ちだったんですね。
間接材の購買管理への取り組みがスタートしたきっかけは何だったのでしょうか？

谷口：私は企画として、調達部の方針や戦略の取りまとめ、バイヤー教育を担当しているのですが、調達部の方針策定に、解決すべき課題として間接材への取り組みを入れようと考えていました。一方で島田さんも、ちょうど間接材の管理について課題を持っていることを知ったんです。

島田：間接材の調達がブラックボックスであることがリスクになっているので、なんとか解決しましょう。と、自分の課題にあげました。

谷口：島田さんと私が感じている、今後取り組むべき課題が間接材という点で同じだったので、それを部門長に伝え、調達部全体で間接材の管理をやっていく、というコンセンサスを取り、間接材を管理するプロジェクトが立ち上がりました。

間接材の購買管理の取り組みにおける具体的な進め方について

-プロジェクトを立ち上げたあと、具体的にどのように進められたのか教えていただけますか？

谷口：間接材の専門バイヤーはいないので、調達部の各グループから担当者を決めて7、8人のプロジェクトチームを新しく立ち上げました。
役割分担として越田さんに現状の把握を担ってもらい、私は企画としてリーナーを含めたサービスの情報収集や比較、解決策を探る部分を担当しました。そして、それをプロジェクトオーナーである島田さんに確認してもらい、取りまとめてもらうといった形で進めました。

間接材の調達がブラックボックスになっていることが課題なので、その中で現状の傾向を把握し、検討するところからスタートしました。
最終的に間接材でいくら買っているのかについて100%の答えは出なかったものの、同じようなものを同じところから、違う形で買っているものを調査して、見えていない部分を少しずつクリアにしていきました。

-プロジェクトを進めるにあたって、大変だったことはありましたか？

谷口：関わる業務によって間接材の定義の認識に相違がありました。経理上のルールはあるものの、関わる業務によって、それぞれ認識が少しずつ違っていました。話し合いをしながら、ＧＳユアサとしての間接材の定義を決めました。

あとは、間接材でいくらで何を買ったのか、が正確に分からないので「これぐらいのインパクトを出せます」とは言い切れず、見立てを立てるのが難しくもありました。

リーナーを選んだ理由は、複数のカタログを横断して特殊な部品も比較して買えることと、操作性の良さ

-プロジェクトとして、リーナー購買の選定に至った経緯を教えていただけますか？

谷口：最初はAmazonビジネスを導入しようとほぼ決めていたんです。ただ、ひとつだけ課題があって、私たち製造業で購入する特殊なネジなど、副資材的なものまで全てAmazonビジネスで網羅できるかというと厳しいと感じていました。Amazonビジネスで買えないものは別のカタログで買わざるを得ないのですが、そうなると抜け道ができてしまう。そして抜け道が広がってしまい、Amazonビジネスを導入しても使われなくなってしまうのではないか、という懸念がありました。

その点も踏まえて、他サービスも比較したのですが、システム利用のコストが高いことや、実際に使う方にとって、操作性の良さが担保されていないなど、Amazonビジネスを超えるサービス、採用したいと思えるシステムは見つかりませんでした。
最終的に100%ではないけれど、ガバナンスを少しずつ強化することを目指し、Amazonビジネスの導入をプロジェクトメンバーに提案しようとしていたタイミングで、リーナーさんからメールをいただき、話を伺ったんです。

-色々なサービスを比較されている中でリーナー購買に決めた理由を教えていただけますか？

谷口：リーナーさんは、色々なサイトを横断できるので、カタログがあればA社さん、B社さんどこからでも買うことができます。カタログのラインナップとしても、今我々の職場で買っているものは大体網羅されていて、価格比較もでき、使い勝手が良いことが導入を決めた理由です。

また、個別でお付き合いのある仕入先様を登録できる点も非常に大きなポイントでした。
長いお付き合いのある仕入先様は、カタログよりも安く買えている場合もあるので、間接材の調達の業務フローを変えても、昔からのお付き合いを継続できる点も選定のポイントでした。

リーナーさんは、フリーマーケットの場所を提供するイメージですね、そこに出展者として複数のカタログがある。こういうサービスは国内だとリーナーさんしかいないかと。

ユーザーの声を元にしたシステムアップデートを前提に、一緒に仕組みや業務をつくっていける点が魅力

-リーナー購買の導入を決定した瞬間や、決め手はありましたか？

越田：リーナー購買を利用することで、絶対利益が出るなと思った時です。
現状分析によって、間接材として買っているものが8万件ほどあり、そのうち数万件の調達先を一番安いところに集約することで、コストが数パーセント下がる可能性が見えました。

谷口：私は、我々が困っていた間接材の調達課題を解決できると判断した時ですが、一番ポイントだったのは、サービスの将来性を感じたことです。リーナーさんは、ユーザーの声をもとにしたアップデートを前提としているシステムです。我々のリクエストに答えてもらえるサービスを使うことは大きなメリットだと感じています。

初回の打ち合わせの時、リーナーさんが購買や調達業務に対して、課題や問題意識を持って話しをしていたんです。色々なサービスの話を聞き、正直ユーザー目線が少し足りないな、と感じることは多いのですが、リーナーさんは実際に使う、我々ユーザーの視点で、客観的に製造業は「こういう課題があるよね」「こういうところ直したい」など売り込みではなく、ディスカッションできたことが印象的でした。

一方通行なサービスではなく、一緒に仕組みや業務を作っていけるところも、他にないリーナーさんの魅力だと思っています。

仕事をやりやすくし、変化する環境に合わせて次の一手を打てる調達部を目指す

-間接材の購買への新しい取り組みですが、社内ではどのように説明、運用を進めているのでしょうか？

谷口：まず会社に説明する際のコストメリットの部分についてです。今までの購買データがなく、買うタイミングによって価格が変動するので、完全な説明は難しいですが、調達量が多かった間接材について調達先を調べ、他のECサイトを比較し、実行された買い方が一番安かったのかどうかを調査したデータを使って説明しました。

ただ、バイヤーとしてコストを削減できると確信していても、状況によって価格変動があるなど、不確実性が高い領域でもあり、コストメリットの訴求だけでは限界はあると思います。そこで、ガバナンスの強化と業務を今よりもっと効率的に、やりやすくしていく、というところを社内で広めていくように意識しています。

実際に「使う人が、仕事がしやすくなった」という体験を作るためにも、システムを使う人へのサポートを意識しています。

-ありがとうございます。
では最後に、リーナー購買を活用して実現したいことや、どんなことを目指していきたいと考えていますか？

島田：リーナー購買を活用することでどれぐらいコストダウンできたかが分かる仕組みを作っていきたいです。成果を数字で可視化し、リーナー購買を活用する拠点を増やしていきたいと思っています。

越田：集まったデータを調達施策に落とし込んで、取るべきアクションを考えていきたいです。購買の傾向や、どんなデータが出てくるのかすごく楽しみにしています。

谷口：今やっとスタート地点に立てたと感じていますが、リーナー購買を使って継続的に今、何をすべきかを明確にして行動し続けていきたいです。業務を効率化していくというよりは、業務のサポートをするシステムとしての位置付けです。

私が入社した10年前より調達部門に求められることは、増えており、高度化していると感じています。最近であれば、SDGsなどの課題です。このような変化していく課題に対応できるようにしていくためにも、リーナー購買を使って仕事をやりやすくしていくことで、次の一手を探していきたいです。