太陽工業株式会社様は、金型を内製し、金属プレス加工による製品づくりを手がけるメーカーです。削り出しで作られていた部品をプレス加工に置き換える「工法転換」を創業以来の強みとし、2つの部品を1つにまとめる提案などで、自動車産業向けの高強度部品にも採用されています。

同社では、営業部がお客様の図面をもとに生産管理部 購買課へ見積もりを依頼し、購買課がサプライヤー様から相見積もりを取っています。しかし、依頼や回答のやり取りは個人間のメールが中心で、進捗は担当者本人にしか分からない状態でした。お客様への見積もり回答を1週間以内に行う目標を掲げる一方、ベテランの異動により新しいメンバーが業務を担う体制の変化も控えていました。そこで導入されたのが、見積管理プラットフォーム「リーナー」です。

導入後は、営業と購買の双方で誰がどの見積もりを進めているかが見えるようになり、上司が若手のやり取りを見て助言できる環境が生まれています。見積業務のナレッジをリーナーに蓄積し、「人が変わっても質が下がらない」調達を目指している同社に、調達改革の狙いと成果について詳しくお話を伺いました。

【本事例のポイント】

抱えていた課題：見積もり依頼が個人間のメールで行われ、依頼内容や進捗が担当者本人にしか分からない状態。価格を決める業務が担当者の力量に依存し、ベテランの異動を前に業務の質を保てるかが課題。

リーナー選定の決め手：複数のサプライヤー様への依頼が1回で済む手軽さに加え、サプライヤー様のタグ付けでベテランのノウハウが生き、経験の差が出にくくなる点。データの一元管理と手厚いサポートも安心材料に。

導入後の成果：営業・購買の双方で依頼と回答が見える化され、上司が若手のやり取りに助言できるように。一括依頼で相見積もりの依頼先が広がり、回答を1画面で比較できるようになった。

■お話を伺った方
太陽工業株式会社
営業部　部長　酒井 様
生産管理部　部長　北原 様
生産管理部 購買課　笠原 様
営業部　川上 様

ーまず最初に、御社の事業内容について教えていただけますか？

酒井様：当社は金属加工業で、素材を用い、金型を使って製品をつくっています。中心となるのはプレス加工で、加工に用いる金型も内製しています。

北原様：当社の最大の強みは「工法転換」の技術力です。従来は切削（削り出し）などで加工されていた部品を、打ち抜きや曲げなどのプレス加工へ置き換えることで、異なる加工技術領域の製品をプレスへと取り込んできました。そもそも当社自体が、削り出し部品をプレス加工へ転換することからスタートした会社であり、工法転換は創業時からのDNAだと捉えています。

この技術力を活かし、通常であれば2つの部品に分かれているものを「1つのプレス部品」として一体成形することもあります。特に高い強度が求められる自動車部品などにおいて、部品点数の削減や組立工数の圧縮に直結するため、多くのお客様から選ばれる理由になっています。

また、こうした知見を活かし、お客様の製品・ユニットの設計段階から参画し、「この部品を当社のプレス加工に置き換えられないか」といった提案（フロントローディング）も積極的に行っています。単に指定された部品を作るだけでなく、その部品が使われる上位の構想や全体像を共有いただくことで、お客様の原価低減に貢献しながらビジネスの可能性を広げています。

ーリーナーを活用されている調達組織の体制やミッションについても教えてください。

北原様：生産管理部の最大の役割は、「必要なものを、必要なときに、必要なだけ」お客様にお届けすることです。その実現に向けて社内外のサプライヤー様と連携し、計画通りの生産に必要な資材や部材を滞りなく調達できるよう責任を持って管理しています。

当社でリーナーを活用しているのは、生産管理部（購買課）と営業部です。
生産管理部では、段ボールなどの梱包資材をはじめ、協力会社様に依頼する加工部品の手配や、社内で生産する製品の材料調達における見積もり業務全般で活用しています。

川上様：営業部では、お客様からいただいた図面をもとに処理や材質などの仕様を読み取り、リーナーを用いて購買課へ見積もりを依頼しています。部員ごとに担当顧客が決まっているため、各自が担当案件の依頼を行い、購買課側でも材料や品目ごとの担当区分に沿って見積業務を進めています。

担当者不在で業務がストップ――メール管理が生んだ「属人化」と、アナログな相見積もりの限界

ーリーナーの導入前に抱えていた課題を教えてください。

酒井様：一番の課題は「属人化」でした。例えば、営業担当者が新しく見積もりを取ろうとした際、「そもそも社内の誰に依頼すればよいか分からない」という状態でした。何年か経験を積めば分かるようになりますが、それまでは「特定の担当者でないと進め方が分からない」という状況が常態化していました。

依頼内容も進捗も担当者だけが知る状態。不在になれば見積もりが止まっていた

川上様：見積もり依頼を個人のメールで行っていたため、案件の進捗や内容を知っているのは「依頼した本人のみ」でした。そのため、例えば私が急に1週間休むことになった場合、今週中に出すべき見積もりがあっても他のメンバーでは状況が分からず、お客様への提出が滞ってしまう事態が実際に起きていました。

笠原様：それは依頼を受ける購買課側でも同じで、完全に担当者ベースで業務が動いていました。そのため、担当者が不在になると周りのメンバーではフォローできず、業務がストップしてしまう形になっていたんです。

酒井様：管理する立場から見ても、誰がどの案件をどれくらい抱えているのかがまったく見えない状態でした。システム化を本気で検討する決定打となったのは、営業から問い合わせを受けた別の担当者が「今日は担当者が休みなので分かりません。明日以降にしてください」と答えているのを聞いたことです。「このままではいけない、システムで何とか解決できないか」と強く感じました。

笠原様：また、見積もりを依頼するサプライヤー様も、各担当者が自分の頭の中で考えて選んでいました。そうすると、「あそこはいつも回答が遅いからやめておこう」といった個人の感覚で選別してしまい、結果的に見積もりの依頼先が一部に固定化・縮小してしまうという課題もありました。

川上様：加えて、集まった見積もりを比較する手間も大きかったです。例えば5社に相見積もりを依頼した場合、それぞれバラバラのフォーマットのPDFで届くため、画面上に並べて見比べるか、すべて印刷して突き合わせる必要があり、非常に非効率でした。

長く影響する価格の決定が、個人の経験と1対1のやり取りに委ねられていた

北原様：購買は、調達する部品や資材の価格を決定する極めて重要な役割を担っています。適正な価格で決められなければ、そのコストの影響は長期にわたって尾を引きます。しかし以前は、そうした重要な判断が各担当者の力量に依存してしまっていました。

また、サプライヤー様と担当者が「1対1」の閉じたやり取りを続けていると、周囲からはなぜその依頼先に決まったのか、その経緯や選定根拠が見えません。人間心理として、どうしてもやり取りしやすい相手に依頼が偏ってしまう傾向もあります。たとえ現時点で問題が顕在化していなくとも、価格決定のプロセスに透明性がなければ、業務は容易に属人化していきます。

さらに、経験の浅い担当者の場合、過去の調達実績や相場感が分からなければ、価格交渉の有効な一手も打てません。クローズドなやり取りでは上司のチェックやフォローも行き届きにくく、提示された価格をそのまま受け入れて決めてしまうリスクがあることにも危機感を抱いていました。

「ベテランから若手へ」体制が変わる前に―人に依存しない見積もり業務への転換を決めた理由

ーなぜこのタイミングで、見積もり業務の改革が必要だったのでしょうか？

北原様：きっかけの一つは、10年以上の経験を持つベテラン担当者の異動が決まったことでした。業務をまったく知らない後任メンバーへの引き継ぎが控えていたのですが、特に材料調達は一度のミスが生産全体に大きく響くうえ、繰り返し案件が発生する重要な領域です。ベテランの頭の中にしかないノウハウに頼るのではなく、誰でも業務が回る仕組みへ刷新することが急務でした。

酒井様：管理者の視点から最も強いリスクを感じていたのは、「隣の担当者が今何をしているのか把握できない」というマネジメントの限界です。タスクの進捗が見えない状態を解消することが第一でした。

また、特定の取引先に依存せず、1つの案件に対して見積もりを依頼できるサプライヤー様を増やし、健全な競争環境を作っていく必要性も強く感じていました。

川上様：営業サイドとしては「見積回答リードタイム1週間」という目標を掲げていました。
仮にお客様から「回答は2週間後でいい」と言われても、1週間以内で返すことを取り組みとして行っています。

当社の近隣には競合となる金属加工メーカーも多く、同じお客様を相手にする中で「スピード」は差別化要素になると考えているからです。また、見積もりが早く手元に届くほど、お客様側でも社内検討や後工程の判断にゆとりを持っていただけるからです。

このように、お客様の安心感を獲得するためにも、見積もりにかかる社内プロセス全体の抜本的な効率化が不可欠でした。

ーリーナーを選定された決め手を教えてください。

酒井様：一番の決め手は、見積もり依頼にかかる手間を大幅に減らせる点でした。これまでは1つの案件で5社に相見積もりを取る際、5社それぞれに個別メールを作成して送っていましたが、リーナーなら1回の操作で一括依頼できます。担当者の案件ごとの負荷を劇的に軽くできれば、生まれた余力をより付加価値の高い業務に充てられると考えました。

北原様：私が注目したのは、まず画面の見せ方や機能といった使いやすさです。特にサプライヤー様のカテゴリのタグ付けには、ベテランのノウハウが生きると感じました。「こういうものは、ここに依頼するとよい」という知見がタグで区別されていけば、経験の差が出にくくなり、新しい人が入ってもある程度同じクオリティで仕事ができるだろうと感じました。

次に、データの活用です。紙やメールにそれぞれ散らばり、全体像が見えなかった情報が一元管理され、実績が蓄積されていけば、次の見積もりや交渉を有利に進めるために使えるものになっていくと期待できました。

そして3点目が、手厚いサポートです。こうしたシステムは、使い始めたものの使いこなせないままになることも少なくないと思います。手厚くサポートしていただけると説明の段階で聞けたことが、安心して導入できると判断した理由の一つです。

ー導入にあたって、不安や懸念はありましたか？

川上様：新しいシステムが増えることによる、「本当に使いこなせるだろうか」という不安はありました。ただ、営業の立場からすると、やることはこれまでと大きくは変わりません。依頼を1本出せば、あとは購買課で振り分けてもらえるので、使いやすさはあると感じています。

笠原様：私もシステムへの抵抗はありました。ただ、これまでの見積もりはメールだけで、複数社に出すとそれなりに時間もかかり、間違いも起きてしまいます。システムを使えば時間を短縮できるということでしたので、それに乗ってみれば自分の仕事を少し楽にできるのではないかと感じていました。

「誰が何をしているか」が見える――システム導入がもたらした部門間のつながりとコミュニケーション強化

ーリーナー導入後、どのような変化がありましたか？

川上様：一番大きな変化は、個人のメールボックスに閉じていた案件がオープンになり、営業部全体でメンバーが「誰が、どのような見積もり依頼を出しているのか」をリアルタイムで把握できるようになったことです。

上司が若手のやり取りを見て、その場で助言できるように

笠原様：他のメンバーの案件も見られるので、私も見ています。部下が新人なので、どんなことを聞いているのかを見ると、本人の成長も分かります。チャットのやり取りの中で、「ここはこう聞いてみたらどうか」「こうした方がいいのではないか」と話すこともあります。

川上様：営業側でも、社内チャットで「こういうところにも取ってみたら」とアドバイスをもらい、それを基に別のサプライヤー様からも見積もりを取ってもらうことができるようになりました。それをきっかけに別の取引先へ相見積もりを広げるなど、部署内で知見を共有しながら、より質の高い見積もりへと繋げられています。

手軽な一括依頼で相見積もりが定着。自動通知による督促工数の削減と回答回収率の向上を両立

笠原様：今は、システム上で「メッキ」などのカテゴリを選ぶだけで、対応可能なサプライヤー様が一覧で表示されるため、あとはチェックを入れて依頼をかけるだけです。以前のように「どこに頼もうか」と一人で頭を悩ませることなく手軽に相見積もりを出せるようになり、依頼先の選択肢が大きく広がりました。

また、回答の回収率も上がったと実感しています。以前は回答期限を過ぎてしまうと電話で催促していましたが、現在はリーナーが自動でリマインド通知を送ってくれます。システムからの通知がしっかりと効いており、以前なら督促の電話が必要だった先からも期日通りに回答が届くケースが増えているとも感じます。

川上様：見積もりの比較検討も非常にラクになりました。依頼時に「メッキ1回あたりの数量」や「治具の費用」といった項目をあらかじめ設定しておけば、各社が同じフォーマットで回答してくれます。

以前はバラバラのPDFを画面に並べたり、わざわざ印刷して見比べたりしていましたが、今はシステム上の1画面で横並びにして一目で比較できます。どれだけの時間を削減できたか、正確な数字で表すのは難しいのですが、この「パッと見て直感的に分かる」ようになったこと自体が、業務効率化に繋がっていると実感しています。

サプライヤー様の声が記録として残り、依頼の段階で情報がそろう

北原様：リーナーを通じて届く見積もりの回答を見ると、サプライヤー様からの細かな要望や条件もかなり書いてくれています。以前のメールやFAXでの1対1のやり取りであれば、担当者しか目を通さず、検討の過程でそのまま埋もれてしまっていた情報です。

それがシステム上に記録として蓄積されることで、担当ではないメンバーでも、各社の得意・不得意や、規模・実情に合わせたリアルな声が見えるようになりました。ここは従来のアナログなやり取りとは決定的に違う部分だと実感しています。

酒井様：営業の立場から見ても、1つの依頼に対してサプライヤー様が伝えたい情報を、見積もりと一緒に回答してくださるようになってきていると感じます。

以前であれば、見積もりをもらった後でわざわざ電話などで確認していた細かな点も、システムを通じた依頼の出し方が整理されたことで、最初の回答の段階ですべての情報を揃えてもらえるようになりました。業務の質やスピードという面でも、確かな前進を感じています。

「人が変わっても質が下がらない」調達へ―蓄積される知見を、サプライヤー様との関係づくりに生かす

ー今後、リーナーをどのように活用していきたいとお考えですか？

北原様：目指しているのは、調達という行為を安定して続けていける状態です。人が変わっても質が下がらない仕組みを導入し、そういう業務にしていかなければならないと考えています。

そのためには、案件ごとに「なぜそのサプライヤー様に決まったのか」を蓄積していく必要があります。当社が魅力を感じたポイントは何だったのかを積み上げ、そういうサプライヤー様を増やしていかなければなりません。新たに開拓するだけでなく、「こうなっていれば依頼できたかもしれない」とお伝えすることが、当社の要望に沿っていただけるきっかけにもなるのではないかと考えています。

また、ある程度情報が整理されてきたら、それを頭に入れたうえでサプライヤー様を訪問できたらと思っています。記録に残った要望と、実際にサプライヤー様が仕事をされている様子が一致して見えてくることもあるのではないかと期待しています。

笠原様：北原の言う通り、サプライヤー様のことを知り、関係を広げていくことが大切だと思っています。以前は見積もりを出すたびに、リストから依頼先を考えて選んでいました。リーナーを入れて自分の時間を持てるようになったら、その時間をサプライヤー様の開拓に充てたいと考えていました。見積もりの件数を増やすためには、依頼できるサプライヤー様を増やしていかなければならないからです。

今は、近隣の展示会に足を運んだり、いろいろな人に聞いたりしながら、サプライヤー様を探しています。これまで依頼していなかったサプライヤー様には、リーナーへの登録をお願いするところから始め、実際に伺って社長やご担当者様とお話ししています。そうすると、どういう会社なのかが分かり始め、私の印象が変わったところもあります。話をしなければ分からないことですが、そのきっかけになったのは、リーナーを使い始めたことでした。

酒井様：信頼をつくるというのは、サプライヤー様のところに足を運び、何でも話せるような関係をつくることだと思っています。営業で訪問しているからといって、仕事の話だけをしなければいけないということはありません。時代は変わりましたが、そうした関係づくりを、うまくやっていってほしいと思っています。

「使い込むほど育つ」仕組みへ。技術部門も巻き込み、全社で生かす情報共有の基盤に

北原様：この仕組みは、使い込んでいくと育つものだと思っています。実績データが蓄積されていくことで、サプライヤー様ごとの強みや得意不得意が見えてくるはずです。使い込むことが価値の発揮に直結するため、見積もり業務は特別な事情がない限り、リーナーで行うことが大事だと考えています。

その先は、蓄積されたデータから傾向が見えてきたときに、リーナー様の力も借りながら、ベテランと若手それぞれにどう見えているのかを確かめたいと考えています。そうした視点をもとに、今後継続していくべき方針を決められる状態になればと思います。

川上様：データが蓄積されていけば、例えば同じような製品で同じ工程の見積もりに、以前は3円だったものが6円で提示されたときに、「なぜ前回は3円だったのに今回は6円なのか」と、営業からも購買からも働きかけやすくなると思います。ただ入れて結果を見るだけの使い方にならないように、どんどん活用して成長させていきたいです。

笠原様：安い・高いだけでなく、このサプライヤー様にはどんな仕事をお願いしやすいのかといった特徴まで、ベテランから新人までが把握できるシステムになればいいと思っています。そのために、必要なデータを構築していきたいです。

ー最後に、調達・購買機能として今後目指していく姿を教えてください。

酒井様：リーナーは見積もりの支援システムなので、見積もりでの活用はもちろん進めていきます。一方で、せっかくこれだけの仕組みがあるので、情報共有のツールとしても使いたいと考えています。技術系の部門にも見積もりの段階から入ってもらい、後々起きそうな問題を防げるようにしたいのです。

担当者によっては、見積もり依頼を出す最初の段階から技術系のメンバーを巻き込んでいます。それを個人の工夫ではなく、仕組みとして実現したいと考えています。生産技術部門とも一緒に取り組み、営業と購買だけで価格を決めるのではなく、受注が決まった時点で全社的に問題がない状態に持っていけるような共有の仕方ができればと思っています。

北原様：私たちの事業は、サプライヤー様がいなければ成り立ちません。だからこそ、自分たちに有益なためだけにこの仕組みを使うのではなく、サプライヤー様にも何らかのメリットがあるものにできないかと考えています。人が変わっても質が下がらない調達を、サプライヤー様とともに育てていきたいと思います。

ーありがとうございました。