ワールド・ブランズ・コレクション ホテルズ＆リゾーツ株式会社（以下「WBC」）は、ホテルの開発・運営を手がける企業です。同社では、購買業務の最適化を図るため、リーナーを導入しています。
これまでの購買業務における課題、リーナーの具体的な活用方法、そして導入の効果について、詳しくお話を伺いました。

■お話を伺った方
ワールド・ブランズ・コレクション ホテルズ&リゾーツ株式会社 
企画部 部長　上田様

ーまず最初に会社の事業概要と上田様の日々の業務について教えてください。

ワールド・ブランズ・コレクション ホテルズ＆リゾーツ株式会社は、親会社で不動産投資事業を営むウェルス・マネジメント株式会社のグループ会社としてホテル事業を担う企業です。私たちは海外の複数のホテルブランドと提携したホテルの開発、運営、および関連する総合的なサポートや運営アドバイザリーの提供を行っています。

私は約2年半前に当社に入社し、現在は企画部長として、コスト最適化を含む幅広い業務を担当しています。

共同購買によるコスト削減を目指し、リーナーを導入

ー購買の改革に着手した最初のきっかけを教えてください。

当社は主にスモールラグジュアリーホテルの運営に注力しており、私が入社した当時、当社が開業・運営するホテルブランドの数も増えていました。そこで、コスト最適化を目的に「共同購買ができないか」という提案が、あるホテルの支配人から持ち上がったのです。これが、私が購買改革に着手するきっかけとなりました。

この提案をきっかけに、複数ホテルブランド間での共同購買体制の構築、調達・購買業務の改善に向けた取り組みを開始しました。

ーコスト最適化への取り組みでリーナーを選んだ理由を教えてください。

複数拠点での共同購買を進めることになった際、真っ先に思い浮かんだのが見積プロセスの一元化、比較が簡単にできるリーナーでした。以前、ホテル業界での利用事例を伺っていたこともあり、リーナーが活用できないか検討を始めました。

最終的にリーナーさんと共に共同購買を実現した際のコストメリットを試算した結果、一定の効果が見込めると判断し、導入へと至りました。

ー実際にリーナーを導入し共同購買、コスト削減効果はいかがでしたか？

実は、結論として現在共同購買は行っていません。
当初、共同購買を計画した際、各ホテルブランドの備品規格が確立されているために、タオルやリネン、ミネラルウォーターといった消耗品に至るまで、ホテルごとに購入する商品が異なるという壁に直面しました。
その中で、共同購買の可能性を探るべくデータを収集しました。その結果、レストランで提供する食材など、一部の共通品目を抽出することはできました。しかし、当社が展開しているスモールラグジュアリーホテルの規模では、大量発注が難しく、物流の面でも共同購買のメリットはそこまで大きくないという結論に至りました。

リーナーを将来の投資と捉える戦略的活用とは？

ー現在リーナーをどのような目的で利用していますか？

現在は主に購買データの蓄積と購買のガバナンス強化を目的にリーナーを利用しています。

今後、運営ホテル拠点を拡大していく上で、業務データを蓄積することは非常に重要だと考えています。現時点では費用対効果を具体的に示すことは難しいのですが、将来的な戦略立案のために業務を可視化し、データ化を進めています。

また、リーナーを使うことで業務がスムーズになることも期待していますし、ガバナンスの観点からもメリットを感じています。

リーナーの利用は各ホテル現場責任者の判断に委ねていますが、例えば極端に見積もり件数が減ったホテルがあれば、「何かあったのではないか」というアラートが立ちます。このように、リーナーで業務を可視化することは、問題発生を防ぐヒントになるとも考えています。

一方でホテル開業時の大型案件で、コスト削減に大きく貢献できた事例もあるため、今後のホテル展開においても活用を進めていきたいと考えています。

リーナーで実現する購買最適化の仕組み

ー大きなコスト削減を実現した例を詳しく教えてください。

2つのホテルの開業時期が近かったタイミングのリネンの購買案件の例です。リネン類のサプライ契約は長期契約となるため、初期投資として非常に大きな金額を占める項目の一つです。また、今回はホテル開業準備期間中に現場責任者の採用に先駆けた調達をする必要があり、この大型案件を私ひとりで担当せざるを得ない状況でした。

当時、リーナーを活用して4社の相見積もりを取得し、サプライヤー様とやり取りを進めた結果、各社の価格を比較すると、最大で数千万円もの価格の開きがありました。

これは従来通り、各サプライヤー様とのメールでも対応可能な業務ではありましたが、40～50種類の品目リストを基に各社との綿密なやり取りが必要なこの案件において、リーナーの見やすい画面で全品目を単ページ上で一元管理できたことは非常に助かりました。

そして、その後の各ホテルの担当者への引き継ぎもリーナーがあることで非常にスムーズに進みました。引き継ぎを受けた担当者も過去の選定の経緯が明確に分かり、サプライヤー様とのコミュニケーションもリーナーのチャット履歴で確認することができるため、リーナーの存在は非常に有用だったと感じています。

このようにスムーズに見積の依頼、回収、比較ができるシステム、そして一連の流れを共有できる仕組みを構築することの効果を改めて感じました。

ー利用されている方からの声はいかがですか？

リーナーは利用者からのウケが良いシステムだと感じています。実際に活用してくれている担当者からは、「購買の経緯が見えて良い」「サプライヤー様とスムーズにコミュニケーションが取れる」といったリーナーの利点を実感する声が届いています。

どうしても導入当初は利用に抵抗があった担当者もいましたが、使ってもらうと、その利便性を感じて、リーナーを推してくれる流れもあります。従来の購買システムにも相見積もり機能はあるのですが、購買担当者がリーナー見積のUIの良さや利便性を実感してくれたようで、相見積もり業務は自発的にリーナーに移行されています。
特に、相見積もりを横並びで比較できる機能は「とても便利で分かりやすい」と好評です。

また、購買担当者の中には、現場の要求部門から口頭で購買依頼が来るよりもリーナー上で購買依頼が来ることで、伝達ミスが回避でき手作業工数が減るので、メリットを感じている担当者も多いです。

ーリーナーを利用することで生まれた変化はありますか？

データの活用など、本格的な効果はこれからですが、すぐに実感できたのは引き継ぎが格段に楽になったことです。リーナーで見積もりを取得していれば、担当者が退職しても指先一つでスムーズに引き継ぎができます。

これまでの引き継ぎはメール転送が主で、前任者の引き継ぎ状況によって、後任者の負担が大きく変わっていました。また、新しいサプライヤー様との関係構築も一から必要でした。

引き継ぎ業務において現場スタッフもリーナーを非常に重宝していますし、管理側の私としても、業務の継続性が確保されるという点で大変心強い存在です。

ー最後に、今後どのような購買機能を作っていきたいか教えてください。

ホテルの購買業務においては、サプライヤー様との「人との繋がり」や「関係性構築」が非常に重要だと強く感じています。リーナーの活用を通してその関係性を継続、ひいては強化できる仕組みを作っていきたいです。

そして、ホテルの購買担当は至急案件の多さや荷受け、検品など現場では常に臨機応変な対応が求められます。そのため、引き継ぎを含め、現場スタッフの業務負担が軽減される環境作りも進めていきたいです。

今後は、展開するホテルが増加することを見据え、購買におけるスケールメリットの創出や、最適購買の実現、さらにはより戦略的な購買活動も目指しています。