医薬品、医薬部外品、化粧品、工業薬品、食品添加物などの関連製品の製造および販売事業を展開し、無機化学工業のパイオニアとして医薬品分野を中心に研究開発を行うグローバル企業です。
アナログな購買業務を改善するために「リーナー購買」を活用いただいています。「リーナー購買」の導入と活用について、これまでの課題や導入後の効果について詳しくお話を伺いました。

■お話を伺った方
経理部　部長　天野様
経理部　永森様
経理部　内野様

「リーナー購買」導入の目的と抱えていた課題

ー「リーナー購買」を導入いただいた目的を教えてください。

天野様：購買の情報を個人に依存した情報ではなく、企業全体で一元管理できるデータベースとして集約することが目的です。また、購買ルールを統制し、管理者や現場に負担をかけずに購買データを蓄積する仕組みを構築したいと考えていました。

内野様：間接材の購買は部署ごとに購入していたため、全社的に見ると同じようなものをバラバラと買っている状態でした。購買の窓口を統一することでコスト削減につなげたいと考えていました。
そして、これまでは紙の購入依頼書の購買業務フローだったため大きな業務負荷がかかっていました。購買申請書の起票から承認フローを電子化し、業務工数を削減したいという思いがありました。

ー「リーナー購買」導入前に感じられていた課題を詳しく教えてください。

内野様：従来の購買申請のフローは、手書きで申請書を作成し、上長に印鑑で承認をもらい、発注担当に渡して発注を行うというものでした。申請書には、購入先、申請者の情報、購入品目、数量、金額、発注日、会計連携項目などが記載されていました。

しかし、手書きの申請書は読みづらく、重要な項目であるにもかかわらず、記入漏れや記載ミスが生じることが多々ありました。不備があると、申請者に確認する手間が発生し、業務フローの途中で申請書が紛失することもありました。

承認についても上長が不在や多忙な時は上長を探すのに時間がかかり、最短でも丸1日はかかっていました。

さらに、この業務フローでは申請者が商品選定したものを、発注者が申請書の内容をもとに再度商品を探す必要があります。二重の工数がかかるだけでなく、申請者が選定した商品と同じものかどうかが分からないということもありました。

永森様：経理としては購入依頼書が届いて初めて購買の発生やその内容を把握できる状況でした。また部門ごとに購入品の価格にばらつきがあり、無駄なコストが明らかに発生しているため、不平等感もありました。

納品後には、購入依頼書にサインを行い、納品書とともに仕訳処理を行っていましたが、月末に依頼書が集中するため、業務負担が大きくなっていました。

購買データは仕訳ベースのデータしか残らず、データの統一もされていないため分析ができず、改善をしようにも何をどこから着手すべきかがわからない状態でした。

天野様：購入依頼書自体は機能しているものの、全社で統一的に運用されているかは不明ですし、業務フローも煩雑だったので、購買業務の改善については社内からのニーズを強く感じていました。

「リーナー購買」を導入した理由

ー購買業務の改善を進めるきっかけは何かあったのでしょうか？

天野様：購買の改善に着手したきっかけは、電帳法、インボイス制度への対応です。
対応しないといけないという状況からではありますが、購買改革を進めるいい機会だなと思いました。
実際に間接材購買の改善を進めるにあたっては、コスト管理という側面と中途入社の方が多く、新しい視点をもって柔軟に変化を起こせるメンバーが集まっていることから経理部が主導して進めることになりました。

ー「リーナー購買」を選定した経緯や理由について教えてください。

天野様：間接材のコスト削減に特化したサービスが他に見当たらない中で情報システムを担当する者の紹介でリーナー購買を知り、検討をはじめました。

内野様：導入の理由は地元企業様との取引もシステム上でできる点、そして購買に特化したシステムでコスト削減の効果が期待できるという点です。

これは、かなり前のことになりますが、一度間接材購買のサービス利用を検討したことがありました。しかし、地元の商社との取引ができないという理由で見送りになった経緯があります。

近年、BCPの観点で県外の取引を強化することは大事という話もあるのですが、実際には急ぎの対応やサポート面において、地元の企業ならではの強みが生きてきます。長いお付き合いのある地元企業様との取引は我々にとって重要であり、今後も大切にしていきたいと考えています。
このような背景があり、間接材の購買改善においてリーナー購買の活用を決めました。

「リーナー購買」の活用による効果

ー「リーナー購買」を活用することで生まれた効果について教えてください。

内野様：これまで総務から調達、経理まで、間接材購買に関わってきましたが、総務時代は誰の何の買い物か分からないものを注文する日々でした。そのあとの経理業務では、毎月30センチほどの高さに積み上がる1500枚くらいの書類を手入力する日々でした。

現在は、商品選定から発注、検収の業務をリーナー購買上で一元管理できるようになりました。申請の確認は費用負担部署と勘定科目の確認だけで進められるようになり、これまで必要だった作業がなくなったり、簡略化されたりと、大幅な工数削減が実現しています。

永森様：発注担当者の視点でも、手書きでの申請や紙に押印する承認作業がゼロになるため、大幅な業務工数の削減ができました。発注作業はメインの業務ではなく、片手間で行う業務なので、この工数がゼロになるだけで負担が大きく軽減されます。

天野様：数値的な効果ではありませんが、リーナー購買の導入により、面倒なことに慣れてしまわず、声を上げれば変わるというメッセージが伝わったことも成果として感じています。これは今後に向けても良いことだと思います。

「リーナー購買」の活用浸透と全社展開について

ー「リーナー購買」の導入に関して、社内での反応はいかがでしたか？

天野様：まず導入前に役員の方々に伝えた際、費用対効果を明確に説明することはできなかったため、リーナー購買を活用することによる工数削減や業務の見える化について説明しました。最終的に、内部統制の強化において業務の見える化が重要なテーマであることを理解してもらい、承諾を得ることができました。

永森様：現場への周知に関しては、変革に対する抵抗感が少なからずあると考えたので、まずは試しに1年やってみるという方向性を伝え、少しずつ浸透させる工夫をしました。

実際に進めてみると、システム導入に対して前向きな方が多かったです。最近では会計システムをはじめとしたさまざまな業務でデジタル化が進んでいるため、購買業務のアナログなフローに煩雑さを感じている方が多かったのではないかと思います。

ー「リーナー購買」の導入後、全社展開を進めていただきましたが、どのように進めましたか？

永森様：これまでも、他システムを導入して業務改善を行ったことがありますが、トップダウンで進めてもルールが定着せず、システム導入したにもかかわらず使われないという経験があったため、実務担当者を巻き込んで進めることにしました。

各部門に合うように、個別に丁寧に説明を行いました。説明会は多くて10人ほどずつ実施し、部署の全員が参加していただけるケースもありました。

丁寧な対応を心がけたこともありますが、全社的にも前向きに取り組んでいただけたので、スムーズに進めることができました。また、リーナー社には説明会をはじめ、個別対応を細かく行っていただいたことも、スムーズに進んだ理由の一つだと思います。

内野様：導入後はリーナー購買の操作が簡単で、画面も見やすいため、その後の問い合わせも少なく大きな負担はなく全社展開を進めることができました。

今後の取り組みについて

ー最後に、今後の課題と取り組みについて教えてください。

永森様：購買業務としては、ECサイトだけでなく、地元のお取引先様から購入している物も、契約購買品として登録を増やし、すべての買い物をリーナー購買に一元化していきたいと考えています。

内野様：業務効率化が進んだことは達成したかったひとつの成果です。今デジタル化が進んだので、ここで終わりではなく次はリーナー購買で蓄積したデータを活用してコスト削減に取り組む、いわゆるDX化を進めていきたいと考えています。
そして、デジタル化やDX化による業務効率の向上によって生まれる余力を使い、より大きな価値が生み出せる仕事を創出していきたいです。