テクノエクセル株式会社様は、主に住宅設備やトイレ用の水栓バルブ製造を主軸に事業を展開しています。その他、OEMとして蛇口や浄水器の組み立てを行うほか、自社ブランドで電解水生成装置（次亜塩素酸を主成分とする中性の電解水を生成する装置）の生産も手掛けています。

テクノエクセル株式会社の製造部にて導入された「リーナー見積」の活用、効果について詳しくお話しを伺いました。

■お話を伺った方
テクノエクセル株式会社
製造部 製造2課 課長 資材調達課 課長 兼務　甲斐 様
製造部 資材調達課 柳澤 様

ー現在の調達部門の組織と日々の業務について教えてください。

甲斐様：調達部には現在5名が在籍しており、一番のミッションは、部品を発注する際、多くのメーカーの中から最も安価で高品質な製品を見極め、購買することです。その中で私は主に、新規案件での部品選定から見積もり取得、既存サプライヤー様への発注など、調達業務全般を担当しています。

柳澤様：既存の部品の価格改定交渉や、原価低減活動、また発注製品の納期確認などを行っています。

紙で管理する調達データ、多くの時間と労力を要する作業削減が課題

ーこれまで抱えていた調達業務の課題を教えてください。

甲斐様：
弊社では案件ごとに担当者を割り当てるため、同じサプライヤー様に対して複数の担当者がつくことがあります。そのため、サプライヤー様ごとに個別のファイルを作成して保管し、そのファイルを通じてサプライヤー様との取引情報を社内で共有していました。依頼した見積書をメールで受け取り、それを印刷してファイリングするという作業を行っていました。

しかし、この管理方法では以前の見積もりを確認する際に多くの労力がかかっていました。「だいたいこの時期の案件だったかな？」と予測をつけて過去のファイルをめくる作業は大変なうえ、かなりの工数を消費していました。

加えて、サプライヤー様ごとのファイル管理では、過去の相見積もり情報の抽出が非常に難しいです。どの見積もりが何の案件の相見積もりだったのかを、紙媒体の情報から抽出するのは非常に大変でした。

柳澤様：見積もり依頼をする際も、1件ずつメールを送っていました。同じ依頼内容であっても、案件ごとに作成して送信する必要があり、サプライヤーさんからの返信も1件ずつメールで届くため、このやり取りと案件管理にかなりの時間を要していました。
相見積をする際は比較表をエクセルで作成して社内のサーバーに保管はしていましたが、自分が担当した案件を除いては、探すのが大変な状態でした。

「業務がやりやすくなる」リーナー導入の決め手はシステムの使いやすさ

ーリーナーを知ったきっかけと導入の経緯を教えてください。

甲斐様：展示会でリーナーを知ったことがきっかけです。リーナーのお話しを伺うと、「なんとなく課題だと感じていたことが解決できる」「今までできていなかったこと、そしてもっと色々なことができそうだな」と感じ、検討を進めました。

柳澤様：リーナーを初めて知った時は、「見積業務に特化したシステムがあるんだな」と思いました。実際に触ってみると今までやっていたサプライヤー様とのメールや電話でのコミュニケーション、業務情報の管理までをまるっと1つのシステムでできるイメージが湧き、率直にすごいなと感じました。

ーリーナー導入の最終的な決め手は何でしたか？

甲斐様：決め手は使いやすさですね。見積業務において「見積依頼がしやすい」「過去のデータを検索しやすい」「業務のデータを管理しやすい」業務のやりやすさが上がるという点、これが決め手です。

99％のサプライヤー様がリーナーを活用

ー導入において不安に感じられていたことはありましたか？

甲斐様：サプライヤー様が利用してくれるかどうか不安に感じていました。しかし、実際に使ってみると「意外とスムーズに使ってもらえるんだな」と感じています。

柳澤様：サプライヤー様の中にはシステムを使うのが初めての方、これまでFAXを使って業務をされていた方も少なくありません。
導入前は「サプライヤー様から使い方の質問や問い合わせがたくさんくるかな？」と思っていましたが、使い出してみると問い合わせはほとんどありませんでした。
今では99％、ほぼ100%に近いサプライヤー様がリーナーを使っています。

業務時間工数68%削減、従来のアナログ業務を大きく変革

ーリーナー見積を利用することで変化した業務はありますか？

柳澤様：紙をファイリングする業務がゼロになったことです。
以前は受け取った見積書を印刷し、承認のハンコを押してもらい、ファイリングするという業務フローがありましたが、この一連の作業がゼロになったことが大きな変化だと感じています。

ファイリングしていた時間がなくなったことで、価格交渉であったり、見積業務以外の業務など時間を使うことの幅が広がったなと感じます。

甲斐様：業務内容を共有できるようになったことは効率化の大きなポイントであり変化だと感じています。今までは担当者が個別でメールでサプライヤー様とのやりとりをしていたため、業務の進捗や交渉の経緯を担当者に直接聞かないと分からない状態でした。

リーナーを使うことで、業務進捗や今の業務の状態が可視化でき、またメールでの見積依頼業務が削減されています。

柳澤様：見積回収のサプライヤー様へのリマインドもリーナーから自動で行われるため、確認業務が減りました。リマインドのための電話は今行っていません。回答がない場合はチャットで連絡しており、問題なく業務が進んでいます。

甲斐様：このような見積業務が効率化された結果、68%の工数削減に繋がりました。

調達業務の標準化と多様な人材が活躍できる調達部を目指す

ー今後リーナーを活用して取り組みたいことはありますか？

柳澤様：他部門と連携をすることで、業務全体がスムーズになると考えています。
営業からの新規案件に対して、これまでの見積データを活用しサプライヤー様、設計部門との連携によって低コストかつ迅速に提案ができるようになると新規案件の獲得にも繋がっていくと考えています。

そのほか、サプライヤー様の評価もリーナーを活用することで、適正価格でいい品質のものを買うという調達業務の基本をより強固にしていきたいです。

甲斐様：業務の標準化をさらに進めていきたいと考えています。これまでは、経験に基づいた知識やスキルで業務を行っていたため、どうしても属人化してしまう部分が多くありました。そのため、担当者の変更が難しく、調達部門は他の部署に比べて異動が少ない傾向にありました。しかし、リーナーを活用することで、「どのサプライヤー様が何を扱っているのか」といった調達情報が蓄積され、「何をどこに見積もり依頼すればいいのか」という情報が明確になります。これにより、定型業務は誰でも迷うことなく実行できるようになります。

結果として、調達業務のハードルが大幅に下がり、調達人材のスキルの高度化、また採用、異動の幅が大きく広がっていくと考えています。リーナーによる定型業務の標準化を通じて、誰もが活躍できる部門になれると思いますし、それを積極的に推進していきたいです。