福井県福井市に本社を構え、83年の歴史を誇る「界面活性剤」のリーディングメーカーである日華化学株式会社。界面科学をキーテクノロジーに、繊維加工や紙・パルプ、クリーニング、メディカル等を展開する化学品事業と、美容室専売品のヘアケア商品等を扱う化粧品事業を中心に、幅広い業界に製品と技術を提供しています。

今回は、日華化学株式会社が「リーナー購買」を導入した背景、導入前に抱えていた課題、そして導入後の効果について詳しくお話を伺いました。

■お話を伺った方
日華化学株式会社　デミ コスメティクス　
化粧品オペレーション部　部次長　加納 様

－事業概要、加納様のご経歴・ご担当する業務について教えてください

新卒で日華化学株式会社に入社後、営業や企画業務を経験しました。一度、家庭の都合で退職しましたが、2017年に再入社。そこから調達業務に従事しています。現在は化粧品部門全体の需要予測、生産計画、直接材・間接材の調達購買のオペレーション業務を担当しています。

「リーナー購買」導入の背景と抱えていた課題

ー「リーナー購買」を導入する前に感じていた課題を教えてください。

一番大きな課題になっていたことは、申請者がどのツールを使用して購入申請を行うべきかが不明確であったことです。購入手続きが3つのツールに分かれており、どのツールから申請すべきかが分からず、購買部門への問い合わせが頻繁に発生していました。複数ツールの使用により、取引先のコード管理も複雑化、経理にも負担がかかっていました。

また、使用していたツールが老朽化しており、申請プロセス自体が非常に非効率でした。たとえば、申請時に必要な書類をシステムに添付できず、別途メールで送信する必要がありました。承認者への通知も手動で行う必要があったため、申請から承認までの業務工数や負担がかかっている状態でした。

さらに、一部では各部署が自由に購入できる体制があったため、購買部門は間接材購買全体の支出を把握、管理ができず、コストの最適化を進めることが難しい状況でした。このように、購買ツールの煩雑さと老朽化、非効率なプロセスといった大きな課題がありました。

「リーナー購買」を導入した理由と決め手

ー購買業務の改善に着手したきっかけを教えてください。

きっかけは使用していたツールの老朽化でした。申請時に書類の添付ができない、という点を改善しようと考えていたのですが、情報システム部門に相談したところ、「そもそも間接材購買全体を見直すべきなのではないか？」というアドバイスを受けました。

私が調達に関わるようになった当初は間接材購買の運用がアナログで、フローも煩雑であることに違和感がありました。しかし、直接材の調達も担当していると、つい間接材については先延ばしになり、徐々にこの違和感に慣れてしまっていました。お恥ずかしながら他部署からのアドバイスによってこの状況に気が付き、間接購買プロセスを全面的に改革する必要性を強く感じるようになりました。

ー間接材購買の業務改善はどのように進められたのでしょうか？

まず、化学品部門や化粧品部門の購買担当者、経理部門、そして情報システム部門を巻き込み、間接材購買フローの理想図を描くところからスタートしました。私たちが目指す理想の購買フローを明確にし、それを実現するために必要な課題を洗い出していきました。

最終的な目標として、購買窓口をひとつに統一し、申請者だけでなく購買・経理部門にとっても効率的な体制を構築することを目指しました。課題は多くありましたが、共通のビジョンを持つことで、改革の方向性が明確になりました。

ー間接材購買の改善において「リーナー購買」を選んだ理由と決め手を教えてください。

間接材購買の窓口をひとつにするという理想のフローを実現できるベンダーを探しました。複数のベンダーと話し合いを行いましたが、弊社の理想とする範囲を網羅しながらも、継続的に利用できる価格のシステムはありませんでした。苦戦している中で、見つけたのがリーナー購買です。

購買の窓口をひとつにすることができ、間接材購買全体の4分の3をリーナー購買でカバーできるだろうという予測が決め手になりました。

「リーナー購買」の活用による効果

窓口がひとつに統一されたことで、申請者の業務負担が削減されました。
また、間接材購買の管理を行いながら、同時にデータの蓄積ができるようになり、今後の効率化が期待されます。これまで、社内で間接材購買に関して発信する機会はほとんどありませんでしたが、今回の間接材購買改革を契機に、「会社としての買い物のあるべき姿」を社内に発信し、周知を進める良い機会となりました。

個人で買い物をする際、価格を確認せずに購入することはあり得ません。しかし、これまで会社の間接材購買においては、価格を把握しないまま発注できてしまう環境でした。

そこで「今までやっていなかったかもしれないけれど、今後は必ず見積もりを取得し、発注しましょう」「買って終わりではなく、届いた物が間違いないかを確認する検収作業までしっかり行いましょう」という、当たり前のことを社員に伝える機会になったと感じています。こういった考え方を徹底するにはまだ一進一退ではありますが「リーナー購買」を導入したことで、このような基本的なプロセスの見直しや改善が進み、発信できるようになったことは意義深いと感じています。

ー「リーナー購買」活用におけるポイントや工夫したことはありますか？

実務担当者がプロジェクトに参加し、細かいながらも多くのタスクをこなしてくれたのは大きな成功要因です。しかし、その実務担当者の「やるぞ」という気持ちを継続していくためにも旗振り役となる推進メンバーが複数人必要だと感じました。

弊社では化学品の購買部門や情報システム部門、経理部門など、多方面からプロジェクトに参加してもらい、それぞれの部門が推進役として旗を振ってくれました。もし私一人だけで推進していたら、うまくいかなかったと思います。

今後の購買について

ー最後に今後、目指していることについて教えてください。

間接材購買も、結局は直接材購買と同じで、会社同士の取引です。その中で私たちがどのような姿勢で臨むべきか、そしてそれを実現するために妥協しないことが非常に重要だと考えています。

また、購買部門自体が変革を恐れないことが大切です。変化に慎重なメンバーもいますし、長年購買に携わってきた方々は、これまでのやり方が正しいと感じている部分もあると思います。もちろん、現状に至るまでの重要なプロセスや積み重ねがあるので、それも尊重したい。しかし、今の時代において業務を改善するために必要なことは、変化を待つのではなく、積極的に行動することだと考えています。そのため、メンバー自身が変化を恐れずに前進する姿勢を持ち続けられる購買部門でありたいと思います。