光陽産業株式会社は、大正15年の創業以来、「品質第一義のモノづくり」を掲げ、バルブを中心とした製品を製造しています。
同社の購買管理グループが導入した、購買・見積業務クラウドサービス「リーナー」。その導入背景や効果、今後の展望について、詳しくお話を伺いました。

■お話を伺った方
光陽産業株式会社
製造部 購買管理グループ マネージャー　磯貝 様
製造部 購買管理グループ 購買チーム リーダー　小関 様
製造部 購買管理グループ 購買チーム　笠原 様
製造部 購買管理グループ 購買チーム　東條 様

ーはじめに、光陽産業株式会社の購買グループについて、組織体制や皆様の役割について教えてください。

磯貝様：私が所属する購買管理グループは、製造部内にあり、現在17名が在籍しています。グループは大きく「購買チーム」と「資材チーム」の2つに分かれています。これに加え、弊社の2つの工場にもそれぞれ資材チームがあるため、実質的には3チーム体制で業務を行っています。

小関様：購買チームの主な業務は、新製品のサプライヤー選定、価格決定、新規契約の締結、そして原価低減活動です。一方、資材チームは、実際の発注業務や納期管理、外注加工品の納品管理を担当しています。

業務は、まず購買チームがサプライヤー選定と価格決定を行い、量産品の1回目の調達をするところから始まります。この段階ではまだ基幹システムに品番などが登録されていないことがあるためです。システムへの登録が完了し、2回目の調達以降は、資材チームに業務を引き継ぐという流れになっています。

ー購買管理グループとしてのミッションについても教えてください。

磯貝様：私たちの最大のミッションは、高品質かつ安価な材料を安定的に調達し、製造現場へ供給することです。その過程で、原価低減活動に取り組み、製品コストを削減することで、会社の経営に貢献することを目指しています。

さらに、今は、継続的な値上げ傾向により、原価低減は非常に難しい状況です。その中でいかにコスト上昇を抑えるかという視点で、日々の業務に取り組んでいます。

「発注前」の業務の属人化が課題、DXで実現する少数精鋭の調達組織とベテランスキルの継承

ー「リーナー」を導入される前に、抱えていた課題を教えてください。

磯貝様：以前から基幹システムは導入しており、発注以降の業務はシステムで管理できていました。しかし、サプライヤー選定や見積取得といった「発注前」の業務が全くシステム化されていなかったことが大きな課題でした。

このため、業務が担当者個人の管理に委ねられ、非常に煩雑になっていました。誰がどの案件をどのように進めているのか、その進捗が見えないため、都度、担当者に口頭で確認する必要がありました。

属人的な仕事のやり方には限界があると感じていましたし、将来的な労働人口の減少を考えると、人員を増やすのは現実的ではありません。そこで、少数精鋭で強い調達組織を構築する必要があると考えていました。

その実現のためには、業務のDX化が不可欠です。ただ、いきなりDXを進めるのは難しいため、まずは散在している情報のデジタル化から着手し、進めていかないといけないなと思っていました。

また、今後業務を引き継いでいくにあたり、属人的な状態ではなく、DX化、少なくともデジタル化された状態で業務を引き継ぎたいという強い思いがありました。

煩雑な紙とメール管理による非効率性、現場が抱える見積管理の課題

ー現場の皆様は、日々の業務でどのような点に課題を感じられていましたか？

小関様：業務のやりとりはメールが中心だったため、とにかくメールの件数が膨大になることが一番の課題でした。
案件ごとにフォルダ分けするなどの工夫をしていましたが、すぐに容量がいっぱいになり、他のメールに埋もれてしまうため、過去のやり取りを遡って探すのに非常に苦労していました。案件に関する情報が一元管理されていない状態でした。

東條様：以前は、サプライヤー様から送られてくる紙やメール添付の見積書を、自社のExcel様式に手入力して申請していました。その申請書を紙で保管するため、書類の量がどんどん増えていき、過去の見積もりを探す際には相当な時間がかかっていました。多いときには、200件もの見積書を処理する必要があり、非常に手間がかかっていました。

光陽産業のリーナー導入の決め手

ー購買DX化への取り組みのきっかけは何でしたか？

磯貝様：製造現場では、最新技術を活用して効率化や自動化が進んでいました。そこで、私たち購買・調達部門でも何かできることはないか、と模索していました。ちょうどその時、基幹システムの入れ替えがあり、このタイミングで業務改善を進められないかと考えていたところ、リーナーの営業担当者からお電話をいただいたのがきっかけです。お話を聞いて、購買業務に特化したクラウドサービスがあることを初めて知りました。

ー数あるサービスの中から「リーナー」を選ばれた理由は何だったのでしょうか？

磯貝様：その後、複数のサービスを比較検討しました。リーナーは価格帯もちょうど私たちが求めていた範囲にあり、機能面でもまずは、情報の一元化をするという私たちの課題を解決できると感じたため、導入を決めました。

64%の業務効率化を達成、スムーズな情報共有と工数削減による業務の変化

業務の自動化で期限内の見積回答率が格段に向上

ー「リーナー」を導入したことで、どのような変化がありましたか？

磯貝様： グループ全体で64%の業務効率化が進みました。その中でも私が担当していた、管理原価算出のための情報収集や集計作業の工数の削減効果は大きく、感覚値で50%以上は削減されています。

また、見積もりに関する情報がすべてリーナーに集約されるようになったため、いつでもリアルタイムに進捗状況を確認できるようになったことが大きな変化です。

これまで電話で行っていたサプライヤー様へのフォローや見積催促も、今はリーナーから自動でリマインドが送られるようになっています。その結果、ほぼすべての案件で期限内に回答をいただけるようになり、業務効率が格段に向上したと感じています。

メール管理からの解放、情報の一元化がもたらした調達業務の変化

小関様：以前は1件あたり30分ほどかけてExcelで作成していた見積もり比較表が、リーナーの画面上で一目で確認できるようになり、比較検討の時間が大幅に短縮されました。何より、案件ごとにすべてのやり取りが時系列で整理されているので、「あの案件どうだったかな」と思ったときに、メールの受信ボックスを遡る必要がなくなったのが非常に大きいです。

東條様：見積もり依頼にかかる時間が劇的に減りました。以前は、Excelで仕様書を作成し、メールの文面を考え、ファイルを添付して送信するという一連の作業に1件あたり10分から20分はかかっていました。

リーナーでは、テンプレート機能を活用して必要な情報を入力するだけで依頼が完了するため、非常に効率的で大幅に時間を短縮できています。
また、これまではメールで共有していた社内関係者への情報共有も、案件管理にメンバーを招待するだけで完結します。1つの画面上で案件ごとの社内外のやり取りが集約されているので、共有する側も、される側も楽になりました。

メールの「いつもお世話になってます....」「〜〜お願いします」という定型的なメール作成作業が不要になっただけでも、結構な工数を短縮できていると感じます。

笠原様： 私は以前、資材チームに所属しており、購買チームが手配した案件の2回目以降の発注を担当していました。以前は、初回発注時の細かい経緯、担当者やリードタイムなどの詳細が分からず、その都度購買チームに確認する必要がありました。特に初回から時間が空いた案件では、購買担当者も記憶が曖昧になっていることがありました。

リーナー導入後は、初回発注時のやり取りがすべて記録として残っているため、後からでも正確な情報を確認できます。これにより、引き継ぎがスムーズになっただけでなく、次のアクションを先回りして準備できるようになり、非常に助かっています。

ーサプライヤー様からは、どのようなお声がありましたか？

磯貝様： サプライヤー様は、ほぼすべてスムーズに利用を開始してくださいました。何社かからは「リーナーを開けば光陽産業とのやり取りがすべて集約されているので、メールに埋もれることがなく管理しやすい」といったポジティブな声をいただいています。
サプライヤー様も我々と同じように、メールでの情報管理に課題を感じていたのだと思います。

リーナーを活用して今後取り組みたいこと

ー今後、「リーナー」をどのように活用していきたいとお考えですか？

磯貝様：まずは、部門間連携を強化していきたいです。特に設計開発部門との連携において、設計の初期段階からリーナーを使って情報共有し、共同でサプライヤー選定を行っていきたいと考えています。これまでは、開発部門で評価試験が終わった後に購買依頼が来るため、サプライヤー選定の自由度が低いという課題がありました。開発段階から購買の視点を入れることで、コストや納期、品質のバランスが取れた、より良い調達を実現できると考えています。

小関様：私も、開発部門との連携がこの取り組みで最も重要だと考えています。購買として、設計段階から関わっていきたいと考えており、情報共有と偏りのないサプライヤー選定を行うためのツールとしてリーナーを上手く活用したいと思っています。

また、現在、資材チームには新製品の情報がリアルタイムで共有されていないため、「知らない間に決まっていた」「自分が担当する部品のことしかわからない」という状況があります。今後はリーナーを活用して、情報共有を強化していきたいです。

東條様：現在は新規部品の見積もり依頼が主な用途ですが、今後は既存品の価格改定業務にもリーナーを活用していきたいです。価格改定の交渉経緯もデータとして蓄積することで、より戦略的な購買活動につなげていけると考えています。

教科書通りにいかない調達業務、ベテランの知見をどう次世代へ継承するか

ー最後に、皆様が目指す調達部門の将来像についてお聞かせください。

磯貝様：サプライヤーとの交渉は、一朝一夕に習得できるものではなく、非常に難易度が高いと感じています。相手の懐に入り込み、信頼関係を築くことが得意な人もいれば、論理的に物事を伝えることが得意な人もいます。

交渉のやり方は、その人の性格や相手との関係性によって大きく変わり、教科書通りにはいかない部分が多いです。これは「属人化」とも言えますが、先輩に同席しながら交渉の雰囲気や感覚を掴み、自分なりのスタイルを確立していくしかありません。そして、この確立されたスタイルが調達のプロとしての強みになるのだとも思います。

小関様：時代に合わないかもしれませんが、ニュアンスや感覚を掴みやすいため、私自身サプライヤー様と直接会うことが多いです。

そのなかで、リーナーのようなシステムを活用し、データベースを蓄積することで、交渉の「教科書」となるものを作成できるとも考えています。例えば、「この部品は小物が得意な業者に依頼すべき」「あの業者は単価は高いが、短納期に対応できる」といった、個々のサプライヤーの得意分野や特性をデータベースで管理できれば、発注先選定の精度も向上し、より合理的な交渉が可能になります。

このデータベースで出来上がる「教科書」と担当者が培うスキルや自身の交渉スタイルが組み合わさることで、交渉力、調達力が強くなるものだと考えています。

磯貝様：今まではデータが何もなかった状態です。この教科書となるような情報の蓄積ができる点でもリーナーを導入してよかったと感じています。

将来的には、大きな目標ではありますが、現在の「製造部内の一つのグループ」という役割から、会社全体の調達業務を担う独立した「調達部門」へと成長していきたいです。

私たちは、量産部品だけでなく、会社が必要とするあらゆるモノの調達と管理を一元的に担う、プロフェッショナル集団になることを理想としています。この目標を実現するため、リーナーを活動の中核に据え、データに基づいた戦略的な調達を実現していきたいです。

ー本日は貴重なお話をありがとうございました。