建設・鉱山機械、ユーティリティ（小型機械）、林業機械、産業機械などの事業を展開する株式会社小松製作所様の鋼材・間接材調達部にてリーナーを活用いただいています。
リーナー導入の経緯や決め手、活用について詳しくお話を伺いました。

■お話しを伺った方

コマツ
調達本部 鋼材・間接材調達部 主幹　上原 様
調達本部 鋼材・間接材調達部 足回り調達課　森田 様
調達本部 鋼材・間接材調達部 鋼材・間接材調達課　小川 様

ー貴社の事業概要と日々の具体的な業務の内容を教えてください。

上原様：弊社は1921年に設立され、建設・鉱山機械、ユーティリティ、林業機械、産業機械の開発、製造、販売を行っています。約9割が海外のお客様です。

我々の鋼材・間接材調達部には、鋼材・間接材調達課と足回り調達課の二つの課があり、鋼材・間接材調達課では、鋼材はじめ塗料や油脂・燃料関係といった副資材や筆記用具なども含めた間接材全般の調達及び電力会社や旅行代理店との契約等を担当しています。足回り調達課では、「足回り」と呼ばれる部品の調達を担当しています。

小川様：私は鋼材・間接材調達課に所属しており、間接材調達のための社内システムに登録された数万点のアイテムの管理・調達を担当しています。

森田様：私は足回り調達課に所属しており、足回り部品調達を担当しています。

ベテランの引退が迫る中、業務情報の共有と可視化が喫緊の課題に

ーリーナー見積を導入する前に抱えていらっしゃった課題を教えてください。

上原様： ベテランに頼る業務が多いのですが、ベテランの引退が迫る中、彼らの知識や経験をいかに後継者に引き継いでいくかが大きな課題でした。

特に副資材・間接材の調達業務は、多くのバイヤーが携わる「直接材」と呼ばれる部品との共通点が少ないことから、他の部門と比べて異動が少なく、10年、20年と担当しているベテランのノウハウで業務が進められており、多くの部分が属人化してしまっていました。

また、長年お付き合いのある協力企業様が中心ですので、「言わなくてもわかる」部分も多いことからベテランにとっては業務が円滑に進む一方、明文化されていない点も多く引継ぎの難しさに直面していました。

リアルタイムな情報共有とコミュニケーションで改善できる調達業務

森田様： 今まで見積もり業務のコミュニケーションはほとんどメールで行っており、履歴の共有・可視化は、都度ccを入れたメンバーに限られていました。上長には、実務ベースでの交渉がある程度詰まってきた段階で報告し、指摘があれば再交渉という流れです。そのため、効率的とは言えませんでした。

小川様： 鋼材・間接材調達課は拠点が多くあるため、私は大阪、上長は東京にいます。ちょっと相談したい場合、聞きたい内容をまとめてメールで送る時間も取れず、電話での確認も少なくなかったのですが、記録に残せないのが課題でした。

上原様：また、コンプライアンス対応の面からも改善が必要と感じていました。直材に使用されている価格承認システムと比較して、間接材の承認システムでは「交渉履歴」の記録機能が不十分な面がありましたので、間接材も交渉履歴と決定価格が紐づいて保存され、容易に検索可能なシステムの必要性を感じていました。

ーそのような課題を抱える中で、業務を変えようと思ったきっかけはありましたか？

小川様：人材不足の懸念が生まれたことです。ベテランバイヤーの定年退職が近づく中、新しい人材の確保も難しいこの状況で、効率化を図る必要があると感じたのがきっかけです。

上原様：単に進行中の各案件の引継ぎだけでなく、ベテランの方が長年かけて築いた協力企業様との繋がりを引き継ぎたいとの思いもありました。

直感的操作とスモールスタートが決め手に、見えなかった調達コミュニケーションを可視化できるリーナー

ーリーナーを導入した決め手を教えてください。

上原様：「使い易さ」と「導入時のハードルの低さ」です。リーナーは、30名程度のメンバーで、システムとしては比較的少額な投資と短時間の導入準備でスモールスタートが可能な点です。実際に導入してみて、非常に使いやすいという意見が多いです。直感的な操作性で、マニュアルがなくてもスムーズに操作でき、不明な点があってもサポートチャットのレスポンスが良いので、導入教育はほぼ不要でした。

海外システム導入の壁、大規模プロジェクトと費用対効果の課題

ー他にもシステムの比較検討をされていたのですか？

上原様： 「間接材調達」に焦点を当てたシステムはいくつかあり、検討時にはリーナー社を含めて数社にお話しを伺いましたが、鋼材・間接材調達課の規模を考慮すると他社様のシステムは機能が豊富な反面、投資金額も多きく大掛かりなプロジェクトにする必要がありましたので、弊部のニーズである「交渉履歴と決定価格の紐付け」と「交渉履歴の共有・蓄積」に対応しつつ、スモールスタートできる「リーナー見積」にさせて頂きました。

リーナーで実現する調達DXの効果、リアルタイムの情報共有が業務効率とコンプライアンスを向上させる

ーリーナー導入による、業務の変化はありましたか？

情報共有によるコミュニケーションの効率化とリスク軽減

小川様：リーナーを見ればお互いの業務の進捗が分かるので、「あれどうなった？」「今こういう状況です」という会話がなくなりました。また、担当不在時に突発案件があっても、リーナーで履歴を確認することで即座に適切な対応出来るようになりましたし、担当者も出先や休暇中に電話が鳴る心配もなくなりました。

森田様：リーナーを使うことで、価格決定に至る前段階で、細やかな相談ができるようになりました。「これはこうではないか」といった意見交換や、ある案件に対して過去の担当者が「これはこの時にこの金額でこうだった」といった情報を共有してくれることもあります。メールでは一対一や、特定の関係者間でのやり取りに留まりますが、リーナーは課内で全ての情報がお互いに共有ができる点がいいです。

森田様：情報が属人化してしまうと、自己判断に偏ってしまうというリスクがあります。協力企業様とのやりとりの中で、方向性が少しずれてしまうことも起こり得ますが、リーナーを活用することで上司も積極的に案件のチャットに参加し、「このポイントも確認して」といった細やかな指導を適切なタイミングで頂けるようになりました。ある程度交渉が進んでしまうとやり直しが多く発生してしまうので、この点は非常に重要です。リーナーはやり取りが可視化されるため、そういったリスクを減らせます。「報連相」の頻度があがり、自己判断に頼らず常時上司の目が入るという点でも良いと感じています。

また、有識者もたくさんいるので、チャットに参加することで改善が生まれるなどの効果もあります。

リアルタイムな情報共有が新人教育を加速

上原様：新しい担当者が入った場合、以前は「引継ぎ」の後は業務を進めながら知識を深めておりましたが、リーナーでは前任者と協力企業様とのコミュニケーション履歴をそのまま見ることで、対応のしかたを学ぶことが出来ます。特にイレギュラーな対応は実際にその場面に直面しないと学べないことも多いですが、全てのやり取りがデータとして蓄積・共有されるので、新人もベテランの経験を追体験することが可能になります。

このようなリーナーの特徴を活かして、鋼材・間接材調達部では見積り取得以外にも納期確認やアンケートなど、協力企業様とのコミュニケーションに出来るだけリーナーを活用していくよう進めております。

交渉履歴の可視化でコンプライアンスを強化

森田様：過去の交渉経緯や最終価格、条件といった情報が履歴として残る点はコンプライアンスの面でも非常に重要です。リーナーでは、設計変更や開発案件の回答など、1回目、2回目と回答が重ねられる中で、例えば「溶接工程の改善でコストが下がった」といった変更の履歴が残るため、なぜ価格が変わったのかが明確に確認できます。上書きではなく、日付ごとの回答履歴を残すことができ、また、メールのように担当変更とともに散逸することがなく、課内で共有・確認・活用が出来る点がポイントです。

以前はExcelファイルなどで管理しており、上書き保存などにより履歴が曖昧になることもありました。足回り調達課では、担当が2、3年で変更されるケースもありますので、コンプライアンス面でもログが残るのは非常に良いと感じます。

協力企業様との連携を加速、コミュニケーション効率化への展望

ー協力企業様の活用状況やご反応はいかがですか？

森田様：導入当初、協力企業様が使いこなせるか、負担にならないかという点が不安でしたが、実際に導入してみると、思っていたよりもハードルが低く、担当者の方も問題なく使っていただけている印象です。リーナーさんのサポート体制も良いと感じていて、コマツの担当者がサポートせずとも、リーナーさんのチャットサポートがあり、レスポンスも早いので便利です。

協力企業様とのコミュニケーションにおいて、メールだと宛名や「お世話になります」といった定型的な文章が入るなど、簡単な応答も含めた長いチェーンメールになりがちでしたが、リーナーのチャットでは「分かりました」「お願いします」といったワンフレーズでのやり取りで話が進むので、スピードも速く、負担も少ないと感じています。

また、メールでは全てのメールが受信ボックスに表示され、同一案件で何行にもなってしまいますし、各課員からccが入る上長はもっと多くなります。一方リーナーでは「案件」は１行のみで、関連のコミュニケーションは全てその中に記録されるので、検索しやすく、通知機能で重要な情報も把握しやすいので、お互いにとって業務がスムーズに進んでいます。

小川様：確かにコミュニケーションのスピードは速くなったと感じます。協力企業様は弊社のために頑張ってくれる企業様が多いので、リーナーの活用により、コミュニケーションのスピードと密度を上げていきたいと思います。

人に依存しない組織へ、調達の「チーム力」で商品の競争力の最大化を目指す

ー最後に、今後のリーナーを活用して目指す調達の姿を教えてください。

森田様：コミュニケーション履歴が共有されるリーナーの特徴を活かして、常にチームで業務を進めることで、業務の質とスピードを上げ、今まで以上にバイヤー自身のスキル向上や、改善活動に時間を費やしていきたいと考えています。

小川様： 誰が担当しても同じ査定結果になるような、明確な基準の確立です。これまで属人化していたノウハウを明確にし、誰が担当してもすぐに業務を把握できるような仕組みを整え、人に依存せずチームとして業務が回るようにしたいと思います。また、調達の本来の仕事は、競争力のある商材を見つけたり、現在扱っているものの競争力をさらに高めることですが、マニュアル化できる部分は効率化し、その分の時間を改善業務に費やしたいです。現状、納期確認などの作業が多くなってしまっているので、少しでも作業やコミュニケーションの手間を減らし、本来の業務に注力できる時間を増やしたいと考えています。

今後は、リーナーの特徴を活かして、私たちの業務にリーナーの機能を活かしつつ、私たちの具体的な要望をリーナー社様にお伝えすることで、リーナーをより良いシステムにすることのお手伝いもできればと考えています。

ーありがとうございました。