豊和工業株式会社は、1907年に豊田佐吉翁発明の動力織機製造を目的とし設立され、工作機械、空・油圧機器、電子機械の工作機械関連、火器、清掃車両および建材の製造、販売を主とした事業展開する会社です。

今回「リーナー見積」の導入に至った機械事業部は自動車メーカーをはじめ、産業界で広く使われている、「工作機械」「空・油圧機器」「電子機械」の製造と販売を担っています。

リーナー見積の導入について、導入前の課題や導入後の効果、運用についてお話を伺いしました。

機械事業部機械管理グループ 次長 大橋様
同グループ管理チーム 課長 中村様
調達チーム課長 濱野様

業務のデータがなく、引き継ぎができない状態と業務の属人化が課題

-「リーナー見積」の導入を検討するにあたって解決したい課題は何でしたか？

中村：正直、明確な課題はありませんでした。ただ「何かを変えていかなくては」という漠然とした思いがありました。

-「変えていかなくては」という思いは、業務での悩みや違和感があったのでしょうか？

中村：人員編成時の引き継ぎがきっかけです。私が別の部署から異動してから直近数年で調達業務を担当していた半分の方が引退されました。担当者の引退後、若手や派遣社員、パート従業員で業務を回していかなくてはならない状況になった時、資料などが残っていない、引き継ぐ情報が溜まっていなかったんです。

担当が変わると全てがリセットされてしまう。これは次の人が困ってしまうだけでなく、会社としても大きな損失ではないかと。とにかく今後は引き継ぐもの、財産を残していかないといけないと感じていました。

-業務が属人化していて、引き継ぎができない状態だったんですね。

中村：そうですね。先ほど、担当者が引退したと話しましたが、従来は関係部署の製品知識を持った人材が異動してくることが多く、担当者の年齢層が高い傾向にありました。
しかし、調達業務は意識を向けるベクトルが全然違います。製品知識はもちろん大事ですが、製品知識だけでカバーできる業務ではない、とても難しいものだと感じています。

-ご自身の引き継ぎ時の経験から「変えていかなければ」という思いが生まれたんですね。

そうですね。私が担当になってから、業務の属人化を防ぐために従来、業務を1人が一貫して行う縦割り型だったものを、アシスタントを入れるなどして、チームとして業務を回すように変えました。でも、もっと、組織として業務を進めたいという感覚があり、「何かを変えていかないと」と思っていたんです。

業務改革は「調達DX」がヒントに

-業務を更に改善するために、システム導入を検討されたのですか？

中村：いえ、最初からシステム導入を検討していたわけではありませんでした。というのも、当初何をどう変えるべきかが分からない状態だったので。そのような状況の中で情報収集として展示会に行って「調達DX」という言葉を知り、何かヒントになりそうだと思い、システムを含め、幅広く情報収集をするようになりました。

-情報収集をする中でリーナー見積を知ったのでしょうか？

中村：リーナー見積を知ったのは、営業担当の方からの電話を受けた時ですね。ちょうど幅広く情報収集をしていた頃で、電話で色々と話し、面白そうだな、詳しく話を聞いてみようと思いました。

-実際にリーナー見積について話を聞いていただいた後、どのような印象や感想をお持ちでしたか？

中村：毎回の打ち合わせが楽しかった。というのが感想です。あと、「次はここやりましょう」という感じで、担当者の方がどんどんどんどん進めていってくれるんです。
「リーナー見積」の情報だけではなく、今後対応が必要になる法対応についての情報をいただいたり、打ち合わせの度に変化があるといいますか、刺激をもらいました。

「リーナー見積」を選んだ理由はデータの蓄積と活用を可能にするサービスの将来性とワクワク感

-システムを選定する時に基準となるものはありましたか？

中村：機能面では、見積比較をする機能だけでなく、データの蓄積ができ、業務プロセスを統一して全員が同じやり方で仕事ができるようになることです。
情報が溜まっていなくて、引き継ぎが大変だった経験から、データを蓄積することの重要性を感じていたので。

-データの蓄積と活用ですね。「リーナー見積」を導入したい！と決め手になったものは何だったのでしょうか？

中村：導入の決め手となったのはワクワク感とサービスの将来性です。
リーナー見積の打ち合わせの度に新機能が出てくるんです。担当の方は当たり前に話を進めているのですが、「前回の打ち合わせの時にそんな機能あったっけ？」という速さです。

色々なサービスのお話を伺ってきましたが、このスピード感でどんどんアップデートされているのはリーナーさんだけじゃないかな、と。既に機能として満足しているのですが、サービスが進化していくスピードを見た時に感じる期待感とワクワク感がありました。「導入した時には、どうなっているんだろう」と。

濱野：新機能が追加、紹介される中で、想定していなかったやりたいことが発見できました。例えば、マネジメント側の機能ですね。相見積の割合や担当者ごとの見積件数、交渉内容の可視化など、データを分析をして統計データから戦略を立てたいと思うようになったのは、リーナーさんから機能を紹介されたことがきっかけです。純粋にリーナー見積を使いたいと思いました。

-お客様からの要望を元に機能開発を進めているので、ニーズにあった機能と対応の速さに魅力を感じていただけて嬉しいです！

中村：機能面もありますが、導入の決め手として担当者の熱意もあります。今はWebでの打ち合わせが主流ですが、早い段階で来社していただいたり、仕事に対する熱量を感じていましたし、私にとってはその熱量が魅力的でした。
そして、提案していただく中で、私の意識の変化がありました。今まで、もやっとしていた現状の課題や、今後のビジョンが明確になっていき、目指してくあるべき姿を一緒に作っていただく中で自分が「変わらなきゃ。変えていかなきゃ。」と。

-ありがとうございます。導入決定までに、不安や懸念点はありましたか？

大橋：ないですね。

中村：唯一ありました。でも一瞬です。リーナーの担当者が変わった時です。担当者の熱意やレスポンスの速さなどに惹かれていたところもあったので。でも、変更直後に来社いただいたり、前任の方と変わらない熱意を持っており、すぐに安心しましたが、一瞬だけありました。その時だけです。

-すぐに不安が解消されて、安心しました。リーナーは熱いメンバーが多いので、熱意には自信があります！

記事の後半で導入決定後の社内調整から今後の活用について紹介いたします。

後編>>
「初のシステム導入の成功要因は活用を見据えた準備、リーナー見積で戦略立案や働く環境作りの改善を目指す」