長年にわたり自動搬送設備・機械設備の開発から保守までを一貫して手掛け、特定の市場で圧倒的なシェアを誇る老舗メーカーである第一施設工業株式会社。

アナログな業務プロセスに起因する「非効率性」「情報探索時間の増大」「属人化」といった深刻な課題を抱え、外部環境の変化によって業務継続の危機に直面していました。

同社が、この調達部門の課題を解決し、 戦略的な組織へと変革するために着手したDXの取り組みと、ソーシング特化型ソリューション導入によって得られた具体的な成果と今後の展望について、詳しくお話を伺いました。

■お話しを伺った方
第一施設工業株式会社
生産グループ 調達チーム　吉田様

ー最初に御社の事業について教えてください。

当社は主にクリーンルーム向け搬送機器メーカーとして、自動搬送設備の開発・設計から製造・据付・保守まで一貫対応しています。特に、半導体・液晶工場のクリーンルーム向けの「垂直搬送装置」においてはトップクラスのシェアを誇り、取引先は国内外に広がっています。
また現在は産業用ロボット領域や先端鮮度維持領域を事業に加え、新たな価値を提供出来るよう取り組んでいます。

従業員数は143名、そのうち調達チームには7名が在籍しています。
リーナーの活用は受注前の参考見積の「見積依頼」と受注確定後の「手配依頼」の2つのフローで活用しています。

アナログな調達業務が招いた「非効率」「情報散在」「属人化」の深刻な課題

ーこれまで抱えていた調達の課題について教えてください。

非効率な業務プロセスと工数増大

 吉田様：まず、業務が非効率であることが課題でした。主に、サプライヤーへの見積回収のフォローや、相見積もり結果の比較に工数が集中していました。

サプライヤーから届く見積回答のフォーマットはExcel、PDF、FAXなどバラバラで、それを取りまとめる作業に多大な工数が発生していました。また、要求部門への「中継・連絡業務」のようなコミュニケーションの無駄も多く、案件の進捗管理もできていなかったため、対応漏れや抜け漏れのリスクも抱えていました。

情報管理の散在と属人化

 このような、アナログな業務フローであったため、情報を探す時間が増大していることも深刻な課題でした。図面データ、部品表、過去の発注実績、在庫情報などが複数のシステムやExcelに散らばっており、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかっていました。

 見積依頼先の選定や概算見積もりの算出はベテラン社員の経験や記憶に依存する、属人化も進んでいました。また、過去の見積データや価格交渉履歴は、社内サーバーや個人のローカルフォルダに入っているため、組織全体で知見としてデータを活用することも困難な状況でした。

外部環境の変化と業務継続性の危機

 こういった状況に加え、ここ数年の世界的な部品不足や半導体不足によって業務が逼迫し、調達チームとして機能不全に陥る懸念もあり、アナログで非効率な業務からの脱却が強く求められていました。

「ソーシング特化」と「手厚いサポート」で現場負担を解消リーナー見積導入の決め手

ー調達改革に着手したきっかけは何でしたか？

 業務量の増大で調達オペレーションの継続性にリスクが見えたことがきっかけです。
当初、自社で開発した既存システムがありましたが、発注機能がメインで、見積回答や業務の管理は手動で入力する必要がありました。これはユーザーの負荷が大きく、案件の進捗がまったく見えないことが問題でした。

 そこで、1日あたり見積業務工数50%削減、見積業務の可視化、データ蓄積の実現を目標にし、これをできる方法を探し「リーナー見積」を知りました。

ー調達業務改革を行うにおいて、リーナーを導入した決め手を教えてください。

 決め手はソーシング領域に特化していて、既存の発注システムを残したまま、上流プロセスのDXを進められることです。
進捗管理、データ蓄積、比較検討の自動化といった機能は、「求めているものは、まさにこれだ」と思いました。

 そのほかにも、最短1〜3ヶ月で利用できることや、シンプルで使いやすい画面・操作性はスピード感を持って改革を進められると思いました。

 サポートが手厚いことも導入を強く後押ししました。
リーナーの専任担当のサポートがあることで、現場の負荷を抑えることができ、システム活用率100%を目指せるという期待もありました。
サプライヤー側も利用は完全無料かつ、アカウント数無制限で利用できるため導入ハードルは低いですし、リーナーさんがサポートセンターを完備しており、サプライヤーやユーザーからの問い合わせの一次対応を受けてくれるため、調達部門が対応に追われる心配がない体制が、安定運用への確信となりました。

業務工数47%削減と費用対効果の達成、相見積徹底により1千万円以上のコストインパクトを創出

ーリーナー見積導入の効果、どのような成果が生まれたか教えてください。

 業務工数47%の削減が実現できました。特に効果が大きかったのは、自動リマインド機能によるサプライヤーへの見積回収フォロー（75%削減）と、比較表の自動生成による相見積結果の比較（83%削減）です。
工数削減で費用対効果がでていると判断できるほどの効果がありました。

 また、業務の可視化、データ蓄積についても、ほぼ全ての見積業務をリーナーで行っており業務プロセスのデジタル化を達成しています。
また、サプライヤー様も99％活用されており、サプライヤー様とのチャット機能によって、交渉内容やサプライヤーの選定理由などがリーナー上に集約され、誰でも後から確認できる状態が実現しました。

 そして、リーナーで相見積もりを徹底したことによって、コストダウン効果を定量的に測定可能になりました。
相見積もりによるコストダウン効果を最高値と最安値の差額として算出すると1千万円以上のコストインパクトが生まれました。

図面DB・AI活用で属人化を排し、戦略的業務へリソースを集中

ー今後のリーナー活用における展望を教えてください。

 今後のリーナー活用における展望として、私たちはまず図面DBの活用に着手し、NASへ図面を探しに行く手間や、業務の属人化を解消したいと考えています。

 具体的には、ベテラン社員の知見に依存していたサプライヤー選定の時間を80%削減することを目標としています。特に、図面の特徴をAIが抽出し、過去の類似図面の見積価格に基づいた価格ベンチマーク比較ができるようになることで、価格査定のばらつきを抑えたいと考えています。 この図面DBの類似検索機能は、一品一様のものづくりを行う当社においても効果的な機能になると期待しています。

 ー最後に、目指している調達組織について教えてください。

 今回の調達改革によって工数が削減されたことで、私たちはその時間を相見積もりや価格交渉の徹底、新規サプライヤー開拓、VA/VE、価格査定といった付加価値の高い戦略的業務にリソースをシフトします。
そして、現在蓄積している業務データを活用し、1〜2年後にはデータに基づいた価格査定の強化を図ることを具体的な目標としています。