調達とは？購買との違いから主な業務内容まで詳しく解説 

調達とは、企業が製品を製造する際などに必要となる資材を適切なタイミングで仕入れることです。この記事では調達とはなんなのか、どういった業務内容なのか、さらには業務を進める際のポイントなどについて解説しています。

調達とは

調達とは、企業が製品を製造する際に必要となる資材を必要なタイミングで仕入れることです。ただ資材を仕入れるだけではなく、仕入れ先の選定や資材の発注、納品対応など各プロセスが調達業務に該当します。

調達の目的は、自社製品の製造やサービスの提供を計画通りに進められるようにすることです。また、主な調達対象は資材や原材料ですが、資金や人材、労働力が調達対象となることもあります。

調達と購買の違い

調達と似た言葉に購買がありますが、両者は厳密にいうと異なるものです。購買は、資材や原材料などを購入することです。一方の調達は購買の内容に加えて、発注したものを手元に揃え、いつでも使えるようにするプロセスを意味します。そのため、調達の中に購買が含まれると考えてください。

また、購買は資材等を購入することを意味しますが、調達は購入だけでなく、リースやレンタルといった方法も含む点が特徴です。そのほかにも、資材以外にも人材や資金などは購買の対象ではありませんが、調達だと対象に含まれます。

このように、調達と購買では対象や目的が異なりますが、実際には両者を厳密に区別せず、同じ意味合いで使用しているケースも多くみられます。

調達の重要性

調達は企業経営において非常に重要な業務です。なぜなら、必要な資材を最適な価格・数量・タイミングで調達ができれば、企業の収益性向上に直結するからです。

例えば、調達にかかるコストが高くなると、製造する製品に調達コストを反映しなければならないため、製品価格が高くなり、結果的に企業の利益が少なくなってしまいます。調達がうまくできれば、調達コストを抑えつつ質の高い資材を仕入れることができ、低価格で質の高い製品を提供することも可能です。それができれば、製品の売り上げアップ、ひいては企業の利益アップなどにもつながります。

ただ資材を仕入れるのではなく、価格や量、納品のタイミングなどを踏まえたうえで、調達業務を進めなければなりません。

調達の対象となるもの

ここでは調達において仕入れ対象となる主なものを紹介します。調達と一言でいっても仕入れるものはさまざまです。具体的にどのようなものがあるのか、ぜひ参考にしてください。

直接材

調達において仕入れ対象となるのが直接材です。直接材とは、製品を生産する際に直接使用される資材のことです。具体的には原材料や部品などが該当します。直接材は製品作りや企業の売り上げ・利益にもつながるものであるため、経営戦略に沿って立案した調達計画に基づいて調達するのが基本です。

間接材

間接材は、企業が生産する製品には使用されないものの、業務を進めるにあたっては必要不可欠な資材のことです。具体的には消耗品や備品などが該当します。

直接材が経営戦略に基づいて調達計画が立てられるのに対して、間接材は計画が立てられることはありません。

そのため、調達業務の担当者ではなく、社員個人や部署単位で調達するケースがよくみられます。明確な基準やルールなどがないことから、調達先が異なっていたり、同じ備品でも調達価格にばらつきがあったりすることがあります。

間接材は発注する品種や数が多いことから、管理が難しくなっています。

調達業務の主な内容

ここでは調達業務の主な内容を紹介します。具体的にどういったことをしているのか、どのような流れ・手順で調達を行うのかといった点を取り上げているため、ぜひ参考にしてください。 

仕入れ先の選定と取引状況を管理する

調達業務において非常に重要なのが、仕入れ先の選定です。調達業務の担当者は、どの仕入れ先から資材を仕入れるのか、自社の規定やルールに則って決めなければなりません。

資材の調達コストや資材の品質、スケジュール通りに納品できるかどうかといった点は、生産スケジュールや製品品質、自社の売り上げ・利益につながる部分です。納品スピードや価格、資材の生産能力、技術力、過去の取引実績などを総合的に踏まえて、最適な仕入れ先を選定しなければなりません。場合によってはリースやレンタルなども選択肢となる可能性もあるでしょう。

また、それと同時に現状の取引状況を把握したうえで、必要に応じて新規の仕入れ先開拓も行います。

購入プロセスを管理する

購入するまでの各プロセスの管理も調達業務の1つです。具体的には、仕入れ先への発注、資材の受け取りおよび品質確認、支払い対応、資材の保管、棚卸しなどが挙げられます。

ただ仕入れるのではなく、仕入れた資材が必要なタイミングですぐに使用できるように管理しなければならず、在庫に過不足がないかといった在庫管理も行う必要があります。購入プロセスの管理に抜け漏れがあると、納期遅れや在庫不足などにもつながるため注意しなければなりません。

必要に応じてグローバル調達の対応をする

調達する資材によっては、日本国内ではなく海外から調達するケースもあるため、担当者は必要に応じてグローバル調達にも対応しなければなりません。世界各国の市場が仕入れ先候補となるため、最適な品質や価格、納期などを検討したうえで調達する必要があります。

グローバル調達の場合、日本の仕入れ先よりも低コストで仕入れができる可能性がある一方で、製品品質のばらつきや納期の遅れなどのリスクも伴います。また、商慣行や取引のやり方が日本とは異なるケースもあるため、柔軟な対応が欠かせません。

部署間の情報共有と連携を行う

調達業務は、他の部署との情報共有や連携が必要不可欠です。例えば、実際に製品を製造する製造部門とどの資材が必要なのか、どのくらい必要なのか、いつまでに必要なのかといった情報を共有できていないと、調達は成功しません。

また、調達コストを管理する経理部門との連携が取れていないと、予算オーバーになってしまう恐れがあるでしょう。コミュニケーションをこまめにとり、進捗状況を伝え合うことが調達業務の成功には欠かせません。

注文手続きを実行する

実際に資材を注文する際の手続きも調達業務の1つです。発注書を作成して送付する前に、発注する品目や量、納期などをすり合わせる発注内示書を作成するケースもあります。

また、リスクを分散するために、同じ資材を複数の会社に同時に発注する「分散発注」を行うこともあります。

納品物の確認・品質チェック

実際に仕入れ先から資材が届いたら、納品物に間違いがないかチェックし、検収作業を行います。これは、発注書に示した品目が指定した数だけ届いているかどうかといった点の確認作業です。

また、仕入れた資材に傷や破損などがないか、品質チェックも行わなければなりません。基本的には一部の資材を抜き取ってチェックしますが、不良品がゼロであることを示さなければならない場合は全数検査を行います。

不良品が混ざっていると、その後の製造段階でのトラブルにもつながりかねないため、検収を徹底し不良品が入っていたら仕入れ先に連絡し取り替えてもらうようにしてください。

調達業務に取り組む際のポイント

ここでは、調達業務に取り組むにあたって抑えておきたいポイントを紹介します。調達業務をスムーズに進めるにはどうすればいいのか、どういったツールを活用すればいいのかといった点を取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

調達プロセスを管理する

調達業務において、調達プロセスを管理し、最適化を図ることは非常に重要です。

例えば、仕入れ先との取引状況をこまめに確認し、納期に遅れが出ないかどうか、コストが余計にかかっていないかどうかといった点をチェックします。

また、新規の仕入れ先を選定する際に、選定基準が明確であるか、価格は適切か、過去の実績は問題ないかといった点を確認しておけば、実際に発注してからトラブルにつながる可能性を低くできるでしょう。

管理の最適化は、調達業務の効率化に貢献してくれるのはもちろん、コスト削減や調達ノウハウの蓄積などにもつながるものです。

コスト最適化を図る

調達コストを抑えられれば、製品価格の高騰やそれに伴う売り上げ・利益の減少を回避できるため、コストの最適化を図ることを意識してください。

例えば、仕入れ先に長期での発注を約束する代わりに品目の単価を下げてもらう、複数の仕入れ先を比較したうえで価格交渉を行うといったことが挙げられます。

ただし、無理な価格交渉は仕入れ先企業との関係悪化、信頼の低下などにつながるため、注意しなければなりません。また、価格を下げた結果、資材の品質が下がってしまっては本末転倒であるため、価格と品質のバランスを見極めることも大切です。

調達品の品質を管理する

調達した資材の品質に問題がないかチェック体制を構築しておくことも非常に重要です。

破損や傷によって資材の品質が低下している、使用できない状態になっているといった場合、適切な処置を取れるように、事前に仕入れ先と取り決めをしておく必要があります。

例えば、●日以内に代替品を送るといった形です。品質管理は製品品質を担保するうえで重要なものであるため、徹底することが大切です。

調達業務にシステムを活用する

システムの活用による業務効率化も調達業務に取り組む際のコツの1つです。

調達業務はその業務範囲が広く、扱う情報の量も膨大であり、関わる人たちも多いことから、業務が煩雑になりがちです。時には、業務の進捗状況の把握が難しくなり、担当者以外状況が分からない、いわゆる属人化やブラックボックス化となってしまうケースもあります。

調達業務用のシステムを導入すれば、業務に関する情報をシステムに集約でき、一元管理が可能となります。

また、進捗状況や在庫状況などもシステム上で確認・管理できるようになるため、調達業務の可視化を促進してくれます。システムによっては外部カタログとの連携や発注データの蓄積などができるものもあるため、調達業務の効率化に貢献してくれるでしょう。

システム導入で得られる効果

システムの導入によって期待できる効果としては以下のようなものが挙げられます。

・調達業務の効率化

・属人化の解消

・進捗状況の共有

書類やエクセルなどでの情報管理だと、手作業による手間やヒューマンエラーなどのリスクを伴います。

一方で、システムを活用すれば、発注作業がシステム上でできるようになるほか、データが自動的に反映されるなど、アナログ業務で起こりやすいミスを防止でき、結果的に業務効率化につながります。

また、システムに調達業務に関わる人全員がアクセスできるようにしておけば、業務プロセスを全員が把握できるため、属人化防止につながります。進捗状況がシステム上で確認できるようになっていれば、今どの段階にあるのか、あとどのくらいで資材が届くのかといった情報の共有も行いやすくなるでしょう。

これは他部署との連携を図る際に役立ちます。

調達業務で起こりやすい課題

ここでは、調達業務で起こりやすい課題にどのようなものがあるのか解説します。業務範囲が広いからこそ課題もさまざまです。調達業務に関わる方はぜひ参考にしてください。

業務が煩雑化する

調達業務では、仕入れ先の選定や見積書の作成依頼やその内容の比較、注文書の作成・送付、納期管理、品質管理など業務内容が多岐にわたるため、煩雑化しやすい点が特徴です。

また、発注する品目が増え、仕入れ先が複数になるとより複雑になってしまいます。そうなると情報の間違いや誤認によるミスが起こりやすく、生産計画などにも影響を及ぼしかねません。

調達コストにばらつきが生じる

国内外に複数の拠点を持つ企業の場合、拠点や部署によって調達業務の管轄が異なるケースが一般的です。そのため、同じ資材を仕入れているにも関わらず、仕入れ価格にばらつきがある、仕入れ先の選定基準が異なっているといった事態が起こりかねません。

このような事態は、部署ごとに間接材を調達している際にも起こり得ます。本来であれば、調達コストは一元化するのが理想的ですが、このような状況だと難しいのが現状です。

業務が属人化する

繰り返しの説明となりますが、調達業務は業務が属人化しやすい点に注意しなければなりません。

特定の担当者が調達業務のほとんどをカバーしているといった場合、他の人はどのように業務を進めるのか、発注先選定の基準や価格の基準はどうなっているのかといった点が分かりにくくなっているでしょう。

また、属人化した状態だと担当者が急に退職した場合にさまざまな不都合が出ることが想定されます。

そのため、事前に業務フローを整備しておく、調達業務は複数人で担当するといった対策が必要です。

調達業務に役立つおすすめのサービス

ここでは、調達業務に役立つおすすめのサービスとして購買システムである「リーナー購買」を紹介します。リーナー購買は、各発注先からの調達プロセスを一元化できる購買プラットフォームです。

調達状況を可視化することで、コストの適正化、ガバナンスの強化に貢献してくれます。また、見積もり依頼から支払い、購買、検収、支出分析まで、調達業務に役立つ幅広い機能を備えている点も特徴です。調達の実態が把握できていない、担当者によって価格にばらつきがある、といった場合でも、リーナー購買があれば業務の課題や負担を解消し、効率化を実現してくれます。

また、外部カタログ連携や間接材の調達に使用できる見積もり購買・スポット購買機能、蓄積したデータに基づいた購買データ分析など、調達業務をサポートしてくれる便利な機能も多数搭載しています。

▶︎リーナー購買はこちら

なお、直接材の調達においては、当社のリーナー見積もりの活用が効果的です。こちらは、依頼から仕入れ先の選定まで、見積もりプロセスをデジタル化してくれるサービスです。利用社数は10,000社を超え、サービス継続率は99%以上と多くの企業が利用しています。見積に関する業務工数の大幅な削減や相見積もりの取得率向上など、調達業務の効率化に貢献します。

調達業務に課題を抱えている企業の担当者様は、ぜひ導入を検討してみてください。

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まとめ

今回は、調達とはなんなのか解説しました。調達とは企業が製品を製造する際に必要となる資材を必要なタイミングで仕入れることです。

製品の品質や企業の売り上げや利益にもつながるものであることから調達業務は非常に重要なものだといえます。また、調達業務は仕入れ先の選定や購入プロセスの管理、グローバル調達対応、関係各所との情報共有、注文手続き、納品対応などその業務範囲は多岐にわたります。

そのため、業務が煩雑化しやすく、属人化に伴う不正の温床にもなりかねません。そのような事態を回避するためにも、そして業務効率を高めるためにも、「リーナー購買」のようなシステムの導入を検討してみてください。