SaaS型購買管理システムの意義・導入メリット・選定基準を解説！ 

SaaS型購買管理システムの意義・導入メリット・選定基準を詳しく解説します。クラウド・AIの普及により、購買管理システムは大幅な進化を遂げていますが、まだ活用できていない方も多いでしょう。主要機能もご紹介しますのでぜひ参考にしてください。 

購買管理システムの意義と役割 

購買管理システムとは、自社事業に必要な資材や物品を調達するにあたり、見積依頼・発注・納品・検収・支払データ作成といった各業務プロセスを一元管理して作業の効率化と標準化を実現する仕組みです。

購買管理システムでは、購買情報を一元管理することで購買実績をリアルタイムで可視化でき、スピード感のある経営意思決定やコストの最適化が期待できます。また、担当者によってバラバラだった業務の標準化により属人化の解消にもつながります。さらに、手作業や紙を中心としたアナログ管理を脱却し、発注・検収・承認などのプロセスの自動化によって業務効率を高められます。

従業員一人ひとりの生産性を高め、市場での競争力を強化していく上で、購買管理システムは重要な役割を果たしているといえるでしょう。

SaaS型購買管理システムが注目される背景 

SaaS型購買管理システムが注目される主な背景を3つご紹介します。

従来、一般的であったオンプレミス型には、初期費用が高額になりがち・導入に時間がかかる・IT部門の負荷が大きいなどの課題がありました。SaaS型には、オンプレミス型の持つこれらの課題の解決が期待されています。

初期費用を抑えた料金体系 

SaaS型購買管理システムは、サービス提供会社が用意したサーバー環境を利用できるため、初期費用を抑えた導入が可能です。また、毎月定額料金を負担することでサービスを利用できることから、一度に十分な予算が確保できない中小企業でも導入がしやすくなりました。

これまで一般的であったオンプレミス型の場合、自社で機器を購入してサーバー環境を構築する必要があるため、導入費用が高額になりやすく導入後の運用・メンテナンスも社内の人材が常に対応する必要があるという課題がありました。

導入コスト・運用コストを大幅に削減できるため、近年、SaaS型購買管理システムを導入する企業が増加しています。

スピード感のある導入が可能 

SaaS型購買管理システムが注目される背景として、スピード感のある導入が可能な点も挙げられます。

SaaS型では、あらかじめ提供されている環境をそのまま利用できるため、サーバー機器の選定・サーバー環境の構築・テストなどの作業は不要です。

したがって、オンプレミス型と比較して、IT部門の負荷を軽減しつつ迅速な導入が可能であることもSaaS型の魅力といえるでしょう。

クラウド基盤の高いセキュリティ 

SaaS型購買管理システムでは、クラウド基盤の高いセキュリティにも注目が集まっています。

クラウド事業者の中には、国際規格「ISO/IEC 27001:2013」や国内規格「JIS Q 27001:2014」などの第三者認証を受けてサービスを提供している事業者もあり、高度なセキュリティ対策が実施されています。

購買データという企業にとって大変重要な情報を取り扱うため、SaaS型購買管理システムでは強固なセキュリティ環境は不可欠といえます。

クラウド型とオンプレミス型の比較について、以下の記事で詳しく解説しています。

https://leaner.jp/column/what-is-purchasing-management-system

SaaS型購買管理システムの主要機能 

SaaS型購買管理システムにはさまざまな機能が搭載されていますので、ここでは4つの主要機能について解説します。 

見積・発注 

見積は、一度に複数のサプライヤーに見積り依頼を送り、回答結果を自動的に比較可能な形で表示する機能です。見積案件のステータス・見積結果・過去の見積履歴をすべてSaaS購買管理システム上で一元管理できるため、「誰が・何を・どこまで進めているか」をリアルタイムで把握できます。

発注は、システム上で発注書を作成してオンラインから発注する機能です。発注履歴が紙ではなくデジタル化されることで、発注状況の関係者間での共有、過去の発注情報の閲覧が容易になります。

購買ワークフロー作成 

購買業務に関する申請や承認といったワークフローを作成する機能です。申請者・承認者・承認フローなど柔軟にカスタマイズできるため、自社の業務フローに合った運用が行えます。インターネット環境があれば、社外からでも申請・承認を行うことができ、業務の効率化が期待できるでしょう。

また、申請・承認の履歴はすべてシステム上に履歴として残るため、内部統制を強化するのにも役立ちます。

カタログ作成・外部カタログ連携 

カタログ作成は、よく購入するアイテムをSaaS購買管理システムに登録して、自社だけのカタログを作成する機能です。購入品の価格や品質を一定水準に保てるとともに、購買担当者が毎回必要な物品や資材を探す手間が省けます。

一方、外部カタログ連携（パンチアウト連携）は、SaaS購買管理システムを利用して複数のECサイトからアイテムを購入できるように、ECサイトを外部カタログとして連携させる機能です。外部カタログを横断的に検索することで最も安いアイテムを見つけるのが容易となり、また、自社のカタログのようなメンテナンスが不要という利点もあります。

購買データの自動分析 

購買データの自動分析は、AI機能を搭載したSaaS購買管理システムで利用でき、蓄積された購買データを独自のアルゴリズムでAI分析する機能です。手作業では膨大な時間を要する購買品目や科目の詳細な分類・分析を自動化できるため、見える化によって自社の購買業務における課題が明確となり、コスト削減や取引先選定などスピード感を持った対策を実行できます。 

SaaS型購買管理システムの種類 

SaaS型購買管理システムの種類は、間接材特化型・総合型・業務特化型の大きく3つの種類に分けられますのでそれぞれ解説します。 

間接材特化型 

間接材特化型は、「間接材」の購買に特化したSaaS型購買管理システムです。

ここで、間接材とは、事務用消耗品・IT周辺機器などの「物品材」、レンタルサーバー・広告費などの「サービス材」をいいます。

間接材は、購入頻度が高くアイテム数が多い一方で、個々の単価が低いため、部門や拠点ごとに発注権限を有しているのが一般的です。

したがって、属人化が生じやすく、また全社レベルでコストが可視化できていないという課題があります。

間接材特化型のSaaS型購買管理システムでは、カタログ連携の機能により効率的に発注が行えるとともに、業務の標準化で属人化を抑制し、購買情報の一元管理でコストの可視化も容易です。

総合型（直接材・間接材・設備など購買品全般に対応） 

総合型のSaaS型購買管理システムは、部材・原材料などの「直接材」、日常的に購入する「間接材」、資産計上する高額な「設備」など、幅広いアイテムの購買に対応したシステムです。

総合型では、アイテムの特性に応じて仕様書の添付、品質・納期管理、契約管理など柔軟に対応できるため、購買部門が行う調達業務をひとつのシステム内で行うことができ、情報の一元管理に役立ちます。

業務特化型 

業務特化型のSaaS型購買管理システムは、見積り・契約管理・請求管理・ライセンス管理など特定の業務に特化したシステムです。これらの業務は、一般的な購買管理システムでは処理する項目がない、あるいは運用がうまくいかないなどの課題があり、業務特化型は各業務に固有の要件を設計に織り込んでいるため、効率的な運用を実現しています。

たとえば、見積り業務に特化したSaaS型購買管理システムでは、購買依頼・見積依頼・見積比較・進捗管理・サプライヤーへの決定通知といった一連の見積プロセスすべてに対応しています。

SaaS型購買管理システムの導入で期待できるメリット 

SaaS型購買管理システムを導入することで期待できる主なメリットとして、購買業務の生産性向上・調達コストの適正化・不正防止とガバナンスの強化・情報の一元管理による迅速な意思決定が挙げられますので、それぞれ解説していきます。 

購買業務の生産性向上 

SaaS型購買管理システムを使用すれば、購買業務の生産性向上が期待できます。

すなわち、見積り依頼、社内申請・承認、発注書の作成、発注といった購買の一連の手続きをすべてシステム上で行えるため、ECサイトも含めてワンストップで発注業務が完結します。

また、購買の業務フローが標準化されることにより属人化の解消・業務品質の均一化につながり、引継ぎ作業もより短時間で行えるでしょう。

調達コストの適正化 

SaaS型購買管理システムは、調達コストの適正化にも役立ちます。

紙やExcelでの管理がメインの場合、過去の購買情報が社内に散在してしまうことで適正価格が判断できず、また最新の発注状況を把握するのが困難でした。

しかし、購買管理システムでは、すべての購買データをシステム上で一元管理できるため、部門や拠点ごとの購買状況の見える化が実現します。これにより、仕入先や購入品の選定根拠の確認が容易となり、調達コストの適正化を行えるとともに購入品の標準化でコスト削減が期待できます。

不正防止とガバナンスの強化 

SaaS型購買管理システムを導入すれば、購買申請・承認・発注のプロセスを再構築でき、不正を未然に抑制してガバナンスを強化できます。

これは、購買プロセスと取引履歴が自動でシステム上に記録され、購買ワークフローで設定した承認ルールを逸脱した発注は仕組みとして行えないため、内部統制が有効に機能することを示しています。

購買管理システムは業務効率化だけでなく、企業の社会的信頼性を確保するためにも重要といえるでしょう。

情報の一元管理による迅速な意思決定 

SaaS型購買管理システムでは、部門や拠点ごとの購買状況をリアルタイムで一元管理できるのに加え、過去の購買履歴が自動で蓄積されていきます。

したがって、価格推移や在庫状況などの客観的なデータをもとに精度の高い状況判断が可能になるため、全社レベルで自社の購買に関する課題を素早く把握して迅速な意思決定を行えます。

具体的には、調達計画や在庫計画を策定するときに、SaaS型購買管理システムが大いに役立つでしょう。

SaaS型購買管理システムの導入におけるデメリット 

SaaS型購買管理システムの導入によりさまざまなメリットが期待できますが、デメリットもあるため事前に把握しておくのが重要です。 

新たなコスト負担が生じる 

新たにSaaS型購買管理システムを導入する場合には、初期費用・月額費用の負担が生じます。

オンプレミス型と比較すれば、初期費用は大幅に抑えられますが、利用する期間にわたり月額費用がランニングコストとして発生します。

また、導入にあたっては業務フローの見直しや導入プロジェクトの推進にかかる社内人件費、新しい業務フローを定着させるための教育コストも必要になる点に注意しましょう。

カスタマイズは難しい 

SaaS型購買管理システムは、クラウド上で提供されているサービスのためカスタマイズは制限されます。

そもそもクラウドサービスは、自社のほかにも多数のユーザーが同一のクラウド上でサービスを利用しているため、特定の企業の要望に合わせたカスタマイズは想定されていません。

システムのカスタマイズではなく、提供されているSaaS型購買管理システムに合わせて、自社の業務フローを見直すのが一般的です。

SaaS型の購買管理システムの選定基準 

ここからは、SaaS型の購買管理システムの選定基準として、操作性・扱える購買物品の範囲・既存システムとの適合性および将来の拡張性・サポート体制の充実度の4点について解説します。 

操作性 

SaaS型購買管理システムを選ぶときは操作性を重視して、実際に業務で使用するユーザーに事前に使用感を確認しましょう。

業務効率化など、目的を持ってシステムを導入しても、操作が難しく慣れるのに時間がかかる場合には十分に活用してもらえないリスクがあります。

直感的かつわかりやすい操作性で、購買担当者はもちろん、操作する誰もが説明なしでもすぐに利用できるシステムを選ぶのが重要です。

扱える購買物品の範囲 

自社の購買物品のどこまでがシステムで管理できるか、事前に確認しましょう。

前述の通り、SaaS型購買管理システムには、直接材・間接材・設備など購買品全般に対応するシステム、間接材の購入に特化したシステム、見積りなど特定の業務に特化したシステムがあります。

自社のシステム導入目的を明確にした上で、選定作業を進めましょう。

既存システムとの適合性および将来の拡張性 

SaaS型の購買管理システムは、会計システム・販売管理システム・在庫管理システム・ERPなどと連携することで、さらなる業務効率の向上が期待できます。

したがって、既存システムと連携が可能かどうかはSaaS型の購買管理システム選びで重要なポイントです。

また、将来的に導入を予定しているシステムがあれば、あらかじめ連携の可否を確認しておきましょう。

サポート体制の充実度 

SaaS型の購買管理システムを選ぶときは、サポート体制の充実度も確認しましょう。

導入後しばらくは、操作上の疑問やトラブルも多く、サポートに問い合わせる機会も多いでしょう。

問い合わせ窓口、問い合わせ方法（電話・メール・チャット）、サポート受付時間を確認して、迅速な対応をしてもらえるサービスを選びましょう。

調達 DX カンファレンスのご案内 

SaaS型の購買管理システムの導入にあたっては、調達業務のDX化が欠かせません。

「購買管理をどう全体最適化させるか」などといった実践的なノウハウを知りたい方には、株式会社Leaner Technologiesが主催する「調達DXカンファレンス」がおすすめです。

調達DXカンファレンスでは調達業務のDX化の推進に役立つセッションが揃っていますので、ご興味をお持ちいただいた方はぜひ以下のURLをご覧ください。

https://leaner.jp/pds/

まとめ

この記事では、SaaS型購買管理システムの意義・注目される背景・主要機能・導入メリットとデメリット・選定基準などについて解説しました。

購買管理システムは購買業務の各プロセスを一元管理して作業の効率化と標準化を実現する仕組みです。近年、初期費用を抑えつつスピード感のある導入が可能で、かつクラウド基盤の高いセキュリティという特徴からSaaS型を導入する企業が増えています。

導入によって、生産性向上・調達コストの適正化・不正防止とガバナンス強化・情報の一元管理による迅速な意思決定など、大きなメリットが期待できます。

選定基準もご紹介しましたので、当記事を参考にぜひ自社に合ったSaaS型の購買管理システムを見つけてください。