調達管理業務が複雑化し「コスト削減や品質管理がむずかしい」と悩む企業も多いでしょう。適切な調達管理を実施すれば、効率的かつ戦略的な調達プロセスを構築できます。この記事では、調達管理の基本業務や重要なポイント、よくある課題と効率化の方法について解説します。
調達管理とは？
調達管理とは、企業が必要とする「モノ」「ヒト」「カネ」といった経営資源を、外部から入手し、納品まで一貫して管理する業務のことです。
単に資材を購入するだけでなく、
どの業者から調達するか
いつ供給してもらうか
品質や納期は適切か
などといった、調達にかかわるすべてのプロセスを総合的に管理します。
一方、購買管理は生産に必要な物品の購入先選定や発注に焦点を当てた業務であり、調達管理よりも業務範囲が限定的です。購買管理が「購入」のみを対象とするのに対し、調達管理ではリースやレンタルなどさまざまな手段を検討し、もっとも効率的な方法を選択する点で違いがあります。
また、調達管理は、経営の重要課題としても注目されています。パンデミックや地政学的リスクによりサプライチェーンが不安定化し、調達コスト上昇が企業収益を圧迫しているためです。さらに調達先でのESG問題が、自社の企業価値を一瞬で下げるリスクも高まっています。
※ESG問題とは、企業の持続的な成長に重要とされる、Environment（環境）、Social（社会）、Governance（企業統治）の3つの要素に関する課題を指します。気候変動への対応、人権への配慮、透明性の高い経営体制などが含まれ、企業の長期的な価値を測る指標として重視されています。
ESG経営への対応が投資家の評価基準となるなか、サプライチェーン全体での責任ある調達が企業の持続可能な成長に必須となっているのです。
調達管理部門が行う6つの業務
企業によって対応範囲は異なりますが、おもな業務内容は以下のとおりです。
調達計画の策定
サプライヤー選定
価格交渉・契約
発注・納期管理
検収・品質管理
在庫管理・保管
順番に解説していきます。
業務1：調達計画の策定
調達計画の策定は、会社が必要とする材料や部品を、
いつまでに
何を
どれくらい
調達するかを決める業務です。
まず各部署にヒアリングを行い、生産に必要な資材の種類や数量、納入時期を明確にしていきます。その際、市場の動向や相場を調べて、適切な予算配分も検討する必要があります。多くの企業では、将来必要になる物の量を予測する需給予測を個人の感覚に頼ってしまい、計画策定の方法を標準化できていないケースが少なくありません。
そのため、客観的なデータに基づいた計画立案が重要になります。調達計画が不明確だと、資材の調達が遅れるだけでなく、生産活動全体に影響を及ぼす可能性があるため、この段階での丁寧な準備が欠かせません。
業務2：サプライヤー選定
サプライヤー選定は、数ある取引先候補のなかから、自社のニーズに適した仕入れ先を見つけ出す業務です。既存の取引先だけでなく、新規業者の開拓も含めて幅広く検討することが大切です。不測の事態で資材が調達できなくなる場合も見込んで、安定した複数の仕入れ先を確保しなければなりません。選定の際は、QCD（品質・コスト・納期）の観点から評価基準を設けて、客観的な判断を行います。
品質面では材料ごとの品質保証や仕様書作成への対応力、価格面では原価率や交渉の余地、納期面では生産品質の安定性などを総合的に評価する必要があります。
業務3：価格交渉・契約
価格交渉・契約は、サプライヤーから提示された見積価格が適切かを判断し、よりよい条件で取引を成立させる業務です。品質を確保しつつ、コストを抑えた価格で仕入れるためには、市場の動向や原価に関する知識が必要になります。また価格だけでなく、品質や納期の早さなど、必要な基準を正確に理解したうえで交渉する能力も求められます。
交渉では、コストと品質・納期のバランスの見定めが重要です。必要に応じて複数のサプライヤーのなかから検討できるよう、コンペ方式で発注先を選択する場合もあります。最終的には発注先と合意に達したあと、正式な合意書を交わしてから調達を実施する流れになります。
業務4：発注・納期管理
発注・納期管理は、計画・調整したスケジュールをもとに、サプライヤーへ正式に注文をかけ、納期通りに物が届くかを確認する業務です。
発注の際は、
必要な物の種類
数量
納期
などを正確にサプライヤーに伝えることも重要になります。
また発注した物が指定された期日に届くかのチェックも、調達において必須の業務です。納期管理では、サプライヤーと密に連携を取り、納期遅延が発生しないように進捗を確認していきます。時にはスケジュールの変更を迫られるケースもあるため、社内の関係者や仕入れ先との調整が必要です。
業務5：検収・品質管理
検収・品質管理は、納入された資材の数量や品質に問題がないかを確認し、要求水準を満たしているかを検査する業務です。モノの場合は品質・納期・数量などをチェックし、ソフトウェアやエネルギー資源の場合は希望通りの仕様と合っているかを確認する必要があります。
正確な検査を行うためには専門的なスキルや、品質管理部門、製造部門などとの連携が重要です。検収の際に納入物が規格に適合していないと判明したときは、納入者に連絡して資材の再納品や修正を依頼します。検収が完了し、契約完了の書面などを発行すれば、調達管理業務全体の工程は完了です。
業務6：在庫管理・保管
在庫管理・保管は、調達した資材を適切に保管し、過剰在庫や在庫切れを防ぐための業務で、生産計画に応じて必要な資材を必要なときに供給できるよう、在庫量の調整が求められます。また資材の品質を維持するための保管環境の確保も、重要な役割です。
在庫管理では、需要予測に基づいて適切な発注量を決定し、無駄なコストを削減しながら生産活動を支える必要があります。さらに、保管された資材を各部署に適切なタイミングで供給するための物流管理も含まれます。
調達管理を行ううえで押さえるべき5つのポイント
調達管理を行ううえで押さえるべきポイントとして、以下の5つがあげられます。
QCD管理
リスク管理・BCP（事業継続計画）対策
サプライヤーとの関係構築
情報共有・全社連携の強化
データに基づく意思決定
順番に見ていきましょう。
ポイント1：QCD管理
QCD管理とは、
品質（Quality）
コスト（Cost）
納期（Delivery）
の3つを同時に最適化する考え方です。
調達管理では、単に必要な物を確保するだけではなく、
適切な品質
適切な価格
適切な納期
で調達することが何より重要になります。
この3つの要素はお互いに密接な関係があり、どれか一つを重視しすぎると、ほかの要素に悪影響を与えてしまうでしょう。たとえば、コストを重視しすぎて安い材料を選ぶと品質問題が発生したり、品質を追求しすぎると納期が遅れたりする可能性があります。
そのため、QCD全体のバランスを考えながら最適解を見つけることが調達担当者には求められます。生産計画で定められたQCD目標を調達管理部門でも共有し、一丸となって目標達成を目指すことが製造業の競争力向上につながるでしょう。
ポイント2：リスク管理・BCP（事業継続計画）対策
調達リスク管理は、サプライチェーン全体に影響を及ぼす可能性のあるリスクを事前に把握し、対策を講じる活動です。また、BCP対策（事業継続計画）として、災害やシステム障害などの緊急時に、損害を最小限に抑え、事業を継続・早期復旧させるための計画を立案しておく必要があります。
サプライヤーの経営悪化
自然災害
政治的不確実性
など、調達を脅かす要因は多岐にわたります。
上記のようなリスクに対する準備が不足していると、供給不足やコスト増大による問題が発生する可能性があるのです。そこでリスク管理では、QCDに加え「Sustainability（持続可能性）」の4つの観点から分析を行います。
とくに供給リスクが大きいカテゴリは重点管理対象として位置づけ、サプライチェーンの多重化やリスクヘッジ策を講じておくことが重要です。予期しないリスクが現実化した際も、事前に策定した対策を迅速に実行できるよう、関係者間での共有とシミュレーションを定期的に実施しましょう。
ポイント3：サプライヤーとの関係構築
安定した調達を実現するためには、信頼できるサプライヤーとの長期的な関係構築が欠かせません。
単に価格の安さだけで選ぶのではなく、
技術力
品質管理体制
財務状況
災害対応力
などを総合的に評価する必要があります。
また1社に依存するリスクを避けるため、複数の調達先を確保しておくことも重要なポイントです。サプライヤー管理では、定期的な情報交換を通じて相手企業の環境変化をタイムリーに把握することが大切です。製品戦略や販売戦略に基づき、新規サプライヤーの探索や技術動向調査も計画的に実施しましょう。
ポイント4：情報共有・全社連携の強化
調達管理を成功させるには、調達部門だけでなく全社的な情報共有と連携が不可欠です。
開発
製造
品質管理
など、各部門がもつ情報を共有すると、納期遅れや無駄な在庫の発生を防げます。
担当者が各関係者に個別確認を取る方法では、時間がかかり情報伝達のミスも発生しやすくなってしまうでしょう。効果的に情報共有するためには、社内の業務フロー全般を見直し、情報が自然に流れる仕組みを構築することも大切です。
ポイント5：データに基づく意思決定
調達管理では、感覚や経験だけに頼るのではなく、客観的なデータに基づいた意思決定が求められます。
市場の動向
相場情報
サプライヤーの実績データ
などを分析すると、より精度の高い調達計画を策定できるでしょう。
とくに需給予測において、従来の感覚に頼った手法では精度に課題があるため、データに重きをおいたアプローチが重要になります。データ活用を進めるには、まず現状分析から始めることが大切です。問題点を明らかにするために、業務の実態を把握して、現場担当者へのヒアリングを実施し、業務フローを可視化しましょう。
さらにリアルタイムでのデータ分析や自動化されたリスク評価により、潜在的な問題を事前に識別し、適切な対策を講じられるようになります。
調達管理でよくある4つの課題
調達管理において、多くの企業が直面する課題として、以下の4つがあげられます。
業務の煩雑化と非効率性
調達コストの最適化
業務の属人化とノウハウの共有不足
内部統制と不正防止
順番に見ていきましょう。
課題1：業務の煩雑化と非効率性
調達業務では、
納期確認
見積書や注文書の作成・送付
品質基準に基づく受入検査
など、数多くの定型業務が存在します。
一つひとつの作業は複雑ではありませんが、取り扱う資材の品目が増加するにつれて業務量が急激に膨れ上がり、煩雑化してしまうのです。たとえば、2種類の資材を扱う場合と10種類を扱う場合では、管理すべき情報量が5倍になり、それに伴って発注や納期管理の作業量も大幅に増加します。
さらに多くの中小企業では、紙の帳簿やExcelファイルなどアナログな方法で管理しているため、業務が煩雑化した際に作業ミスや遅延が発生しやすくなります。たとえば発注漏れや重複発注、納期遅延といったトラブルが起こりがちで、結果として調達コストの増加を招いてしまうのです。
課題2：調達コストの最適化
国内や海外に複数の拠点をもつ企業では、拠点ごとに部署の管轄が異なるため、仕入れ先も拠点によって違うケースが少なくありません。その結果、同じ原材料でも拠点Xでは1万円／個、拠点Yでは2万円／個といったように、非効率な調達コストで取引している可能性があります。
本来であれば全社的にもっとも安い価格で調達すべきですが、むずかしいのが現状です。またエネルギー価格の高止まりや円安による輸入コスト増加により、原材料の調達コストは上昇傾向にあります。
課題3：業務の属人化とノウハウの共有不足
調達業務では、サプライヤーごと、製品ごとに考慮すべき違いがあり、契約時の作法や必要書類なども異なるため、業務のマニュアル化やシステムへの入力が追いついていない企業が多く見られます。
見積書や発注書の様式
サプライヤー情報
交渉ノウハウ
などが共有されておらず、担当者任せとなってしまうケースも。
このような状況では、担当者の急な欠勤や離職が発生した際に、業務の引き継ぎが十分に行えず、対処しきれなくなるでしょう。調達に関するコミュニケーションの経緯を記録し、情報を一元的に管理・共有する仕組み作りをするなどの対策が必要です。
課題4：内部統制と不正防止
調達管理業務は、不正行為が発生しやすい領域といえるでしょう。調達管理担当者が取引先と癒着し、リベートを受け取ったり、架空の発注を行うリスクが存在するためです。不正を防ぐためには、適切な内部統制の仕組み作りが必要になります。たとえば発注担当者と検収担当者を分離し、相互チェック機能を働かせるといった対策です。
また、同じ担当者に長期間同じ業務を任せると癒着リスクが高まるため、定期的な人事異動も検討しましょう。
調達管理を効率化する3つの方法
調達管理を効率化するための方法として、以下の3つがあげられます。
業務プロセスの標準化・可視化
ルーチンワークの自動化・DX推進
購買管理システムの導入・IT活用
順番に見ていきましょう。
方法1：業務プロセスの標準化・可視化
調達管理の効率化を実現するには、まず現在の業務の流れを整理して、手順を決めましょう。現場担当者へのヒアリングを実施し、実際にどのような手順で、どのくらいの時間をかけて業務を行っているのかを明確にしましょう。業務プロセスを明確化すると、無駄な工程や非効率な作業を発見できます。
たとえば、複数の部署で同じ資材を重複して購入しているケースがあれば、調達を一括化することで大量購入による値引き交渉が可能になります。またプロセスの標準化で担当者による属人的な業務を減らし、発注ミスなどの人的エラーを削減する効果も期待できるでしょう。
方法2：ルーチンワークの自動化・DX推進
調達業務には見積書や注文書の作成・送付、納期確認などの定型的な作業が多く存在するため、これらを自動化すれば大幅な効率化が可能です。RPAの活用により見積もりから発注、納品確認までの一連のプロセスを自動化した電子部品メーカーでは、発注ミスが削減され在庫コストが減少した事例もあります。
また、EDIを導入してサプライヤーとの情報交換を電子化した自動車部品メーカーでは、調達時間を短縮する成果をあげています。設計部品表から発注票への転記作業を自動化して、手配ミスを防止した登録工数の削減も可能です。このような自動化により、付加価値の高い業務に専念できるようになるでしょう。
方法3：購買管理システムの導入・IT活用
従来の紙ベースやメール、FAXでのやり取りをシステム上で電子化すると、購買プロセス全体を大幅に効率化できます。
各サービスにより異なりますが、購買管理システムでは、
承認プロセスの迅速化
重複作業の削減
データの一元化
などを実現できるため、部門間や取引先サプライヤーとのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。
また、過去の購入データをもとに購買方法を検討できるため、コスト削減効果も期待できます。さらに、見積業務といったヒューマンエラーが起こりやすい業務も自動化すれば、精度の向上を図れます。
まとめ
調達管理は企業の経営資源を外部から効率的に調達し、納品まで一貫管理する重要な業務です。
調達計画策定
サプライヤー選定
価格交渉
発注管理
品質検収
在庫管理
まで6つの業務を通じて、QCDの最適化を図ります。
しかし多くの企業では業務の煩雑化や属人化、コスト最適化の課題に直面しているのが現状です。解決策としてDX推進も検討するとよいでしょう。
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